SES.Hospedajes: Cos'è e quali sono le implicazioni per gli host di case e appartamenti vacanze
Tutto quello che c'è da sapere su questa nuova regolamentazione in Spagna
Giugno 2025
Il settore delle strutture ricettive sta vivendo una fase ricca di novità normative che serviranno per disciplinare in modo più chiaro il fenomeno del turismo di massa, sia a livello di sicurezza, sia per quanto riguarda il fisco. Mentre in Italia è ormai entrato in vigore il Cin e nuovi standard antincendio, il Ministero dell’Interno spagnolo ha lanciato la piattaforma SES.Hospedajes, che ha la funzione di centralizzare la gestione e la registrazione di affitti vacanze in Spagna. L’utilizzo della nuova piattaforma è diventato obbligatorio a partire dall’autunno 2024, con sostituzione delle precedenti procedure di registrazione degli ospiti. Vediamo che cos’è SES.Hospedajes e come richiedere l’accesso alla nuova piattaforma spagnola.
SES.Hospedajes: che cos’è e come funziona
SES.Hospedajes è un portale che consente agli host di qualunque tipo di struttura ricettiva di registrare digitalmente i dati degli ospiti e di trasferirli in automatico alle autorità competenti. Non vi è, quindi, distinzione tra hotel, case vacanze o campeggi, né vi è alcuna differenza circa le modalità con cui l’host intende annunciare una sistemazione per le vacanze, che si tratti di utilizzare un sito web di affitto per vacanze o il passaparola. La piattaforma rappresenta, dalla sua entrata in vigore, uno dei requisiti legali per l’affitto vacanze in Spagna a cui i gestori devono necessariamente attenersi.
I motivi per cui è diventato operativo SES.Hospedajes
Sono diverse le ragioni che hanno portato il governo spagnolo a intervenire in materia di alloggi turistici e sviluppare SES.Hospedajes:
- Sicurezza: comunicando tempestivamente i dati degli ospiti sarà possibile controllare con maggiore efficienza eventuali attività illecite, come, ad esempio, dare ospitalità a persone ricercate o agli arresti domiciliari
- Facilità di gestione: il sistema è semplice e consente agli host di effettuare la registrazione dei viaggiatori su SES.Hospedajes in pochi minuti. Inoltre, non sarà più necessario espletare delle procedure cartacee, tutte le operazioni si svolgono digitalmente
- Adeguarsi alle normative UE: SES.Hospedajes è stato realizzato anche per rispettare gli standard europei per quanto concerne la protezione dei dati sensibili.
Registrarsi su SES.Hospedajes: tutto ciò che serve sapere
Se vuoi registrare su SES.Hospedajes il tuo affitto vacanze in Spagna devi completare una procedura online, che va effettuata una sola volta. Per accedere, accertati prima di avere con te un documento di identità digitale, come Cl@ve o un DNI electrónico, e di aver installato il programma Autofirma, dopodiché ecco gli step da seguire:
- Entra nella pagina dedicata al servizio sul sito ufficiale del Ministero dell’Interno spagnolo
- Clicca sulla chiocciola accanto a “Acceso al registro de establecimientos y entidades”
- Inserisci i dati relativi alla struttura e al gestore tramite la sezione “Registro”
- Carica i documenti richiesti e conferma l’invio con firma elettronica
- Attendi che venga completata la verifica sui dati da parte degli uffici competenti
- Una volta ricevuta la mail di conferma potrai accedere alla piattaforma anche con le credenziali fornite, senza bisogno di usare la tua identità digitale.
Come registrare gli ospiti su SES.Hospedajes ?
Dopo aver effettuato l’accesso, dovrai cliccare sulla chiocciola nella sezione “Acceso a la consulta y envío de comunicaciones de actividades de hospedajes o alquiler de vehículos”, selezionare la struttura in cui intendi registrare gli ospiti, nel caso tu ne abbia più di una, e inserire i dati richiesti. Oltre ai dati anagrafici, è fondamentale immettere il numero di un documento di riconoscimento in corso di validità e le date di check-in e di check-out per ciascun utente. Per effettuare la registrazione hai 24 ore di tempo dal momento in cui l’ospite è arrivato presso la tua struttura: questo permette alle autorità di poter effettuare, in caso di bisogno, tutti i dovuti controlli circa l’identità dei viaggiatori.
Quali soggetti devo registrare?
Il Real Decreto 933/2021 prevede che tutti gli ospiti debbano essere registrati su SES.Hospedajes, a prescindere dall’età e dal tipo di struttura in cui alloggiano.
Sono previste delle sanzioni per chi non si registra?
La normativa stabilisce pesanti sanzioni per gli host che operano senza essere in regola con la piattaforma. Per una semplice dimenticanza relativa alla registrazione di un cliente, o alla trasmissione tardiva dei dati, le sanzioni massime arrivano a 600 euro. Le multe per i casi più gravi invece, come la mancata iscrizione della struttura al portale o un consistente ammanco di registrazioni degli ospiti, possono arrivare anche a 30.000 euro.
Posso usare altre piattaforme?
Prima dell’ufficializzazione di SES.Hospedajes era possibile comunicare i dati degli ospiti con altre modalità: la registrazione dei viaggiatori alla polizia poteva avvenire tramite Hospederías della Guardia Civil, WebPol/E-HOTEL della Policía Nacional, o attraverso i siti web di Mossos d’Esquadra (Cataluña) e Ertzaintza (País Vasco). Da dicembre, tuttavia, l’unico metodo valido è SES.Hospedajes, motivo per cui, se non l’hai ancora fatto, dovrai adeguarti senza altri indugi.
Devo utilizzare la piattaforma anche se affitto la casa sulle OTA?
Affittare un appartamento per vacanze ricorrendo a una Online Travel Agency non ti esonera dall’obbligo di registrare gli ospiti. Sebbene i dati anagrafici siano effettivamente registrati sul portale di affitto per vacanze, l’agenzia non si occupa di comunicarli alle autorità, per cui devi eseguire l’operazione nei tempi richiesti dalla normativa.
Esiste un’app per smartphone?
Attualmente, non è stata sviluppata una specifica app per la registrazione degli ospiti tramite il cellulare, per cui al giorno d’oggi bisogna procedere via browser. In futuro è possibile che venga realizzata un’applicazione per facilitare i gestori che preferiscono utilizzare lo smartphone per la registrazione dei viaggiatori.
È possibile automatizzare l’invio dei dati?
Per la felicità di molti host, soprattutto di chi gestisce più strutture e grandi volumi di turisti, esistono delle applicazioni che permettono di automatizzare il processo di registrazione, collegandosi direttamente con SES.Hospedajes. Due esempi sono Checkin e Check-in Scan: il cliente viene registrato una sola volta tramite l’app, che invia automaticamente i dati al Ministero. Per utilizzarle, basterà selezionare l’opzione «Envío de comunicaciones por servicio web» in fase di registrazione sul portale. Si tratta sicuramente di un’opzione da considerare per risparmiare tempo ed evitare errori e dimenticanze.
Quali sono i vantaggi offerti dalla piattaforma?
Nonostante questa prima fase di rodaggio, difficile anche a causa di alcuni malfunzionamenti del sito web, il vantaggio principale sarà legato alla semplicità di registrazione degli ospiti, che può avvenire in pochi clic utilizzando qualunque dispositivo elettronico connesso a Internet. Uniformando il sistema a livello nazionale, tutti i dati confluiranno allo stesso modo e in un’unica banca dati e tutti gli host opereranno alla stessa maniera. Inoltre, non sarà più necessario tenere registri cartacei, con importante riduzione della burocrazia.
Quali sono i punti deboli della registrazione su SES.Hospedajes?
Inizialmente, coloro che sono meno avvezzi alla tecnologia potrebbero accusare qualche difficoltà sia nel completare l’accredito, sia per l’invio quotidiano dei dati. Le strutture ricettive che delegano dei responsabili per la registrazione degli ospiti, devono assicurarsi di formare in modo corretto i dipendenti, così da evitare errori nella comunicazione e il rischio di sanzioni. Altro svantaggio è proprio quello inerente alle sanzioni: anche un errore involontario, come la dimenticanza di registrare un ospite o di inviare i dati entro le 24 ore, può esporti a multe decisamente salate.