Politiche non rimborsabili per case e appartamenti vacanza

Sempre più host scelgono le OTA per affittare il proprio appartamento vacanze, sia per la possibilità di entrare in contatto con un elevato numero di persone, sia per le molteplici opzioni di cui si può usufruire. Tra di esse merita una particolare attenzione la politica di rimborso affitto vacanze, che disciplina la cancellazione della prenotazione da parte del cliente, passando dalla massima flessibilità fino all’impossibilità di ricevere il rimborso in seguito alla disdetta. Vediamo come stabilire politiche di rimborso affitto vacanze efficaci e quali sono le possibili conseguenze, sia per gli host sia per i clienti.

Cosa si intende con politiche non rimborsabili di case e appartamenti vacanza?

Quando una prenotazione non è rimborsabile significa che, una volta che il cliente ha completato la procedura di pagamento, non può più ricevere indietro la somma versata, a prescindere da quale sia il motivo della cancellazione. Ciò comporta che, in caso di impossibilità a raggiungere l’abitazione o qualora l’ospite abbia cambiato idea sul proprio itinerario, non sarà effettuato alcun rimborso sull’affitto vacanze. Si tratta di un’opzione resa disponibile da ogni portale per affitto vacanze, da Holidu ad Airbnb, con lo scopo di tutelare il gestore della struttura da eventuali cancellazioni. 

Pubblica la tua struttura su Holidu

Quali sono le politiche di cancellazione più comuni?

Le maggiori OTA riservano agli host diverse soluzioni riguardo le politiche di cancellazione. Le più comuni sono le seguenti:

• Cancellazione flessibile: in questo caso l’ospite può cancellare la prenotazione senza alcuna penale in un arco di tempo che può arrivare fino a 24 o 48 ore prima del check-in. È il tipo di politica che garantisce più probabilità di ricevere prenotazioni, ma che ti espone a un elevato rischio di disdetta
• Cancellazione moderata: opzione che assicura sia all’host sia all’ospite dei buoni margini, poiché i tempi per cancellare la prenotazione sono piuttosto comodi, arrivando in linea di massima fino a 5 o 7 giorni prima del check-in. La cancellazione moderata è una buona scelta per bilanciare rigidità e flessibilità
• Politiche rigide: l’ospite ha il diritto di cancellare la prenotazione fino a due o tre settimane dall’arrivo e con un numero limite di giorni dal momento del pagamento. A seconda delle OTA, il cliente può perdere l’importo pagato per l’intero soggiorno oppure solo parte di esso, con rimborsi in percentuale su quanto versato
• Cancellazione non rimborsabile: se l’host imposta l’opzione in questione, l’ospite non avrà alcun diritto di rimborso per l’affitto vacanze, esponendosi consapevolmente al rischio, specie se la prenotazione avviene con largo anticipo.

Perché alcuni host scelgono politiche rigide?

Tutte le impostazioni relative alle cancellazioni sono facoltative e possono essere abilitate o disabilitate in qualunque momento, quindi perfettamente gestibili dall’host a seconda delle proprie necessità. Ma come stabilire politiche non rimborsabili sull’affitto vacanze senza contrariare i clienti? E perché i gestori le scelgono? Ecco alcune ragioni:

• Maggiore sicurezza sui profitti: escludere i rimborsi permette al gestore di ricevere un’entrata sicura una volta completata la prenotazione, evitando la brutta sorpresa di ricevere una cancellazione non retribuita e le difficoltà burocratiche e contabili legate ai rimborsi stessi
• Riduzione del tasso di cancellazione: applicando le politiche flessibili di cancellazione può capitare con maggiore probabilità che si verifichino delle disdette. Selezionando le politiche rigide, si disincentiva automaticamente la clientela indecisa e con la tendenza a cambiare programma
• Poter offrire tariffe più basse: spesso gli host aumentano il costo della casa vacanze proprio per recuperare nel tempo le mancate entrate a causa delle cancellazioni. Scegliendo le politiche non rimborsabili affitto vacanze, tuttavia, è possibile applicare una riduzione della tariffa, sistema che può incrementare le prenotazioni.

I punti deboli per gli host

Oltre ai vantaggi, devi tenere in considerazione gli aspetti potenzialmente negativi di questa tipologia di politica, tra cui:

• Scarsa attrattiva per gli indecisi: i viaggiatori che hanno qualche perplessità sul viaggio e sono ancora in procinto di prendere una decisione definitiva, ovviamente non troveranno conveniente effettuare una prenotazione
• Nell’eventualità di cause di forza maggiore occorse all’ospite, l’host potrebbe dover comunque acconsentire all’invio di rimborsi sull’affitto vacanze anche se non previsti
• Possibilità di ricevere recensioni negative sul portale di affitto vacanze da parte di chi ha cancellato la prenotazione, con conseguente danno relativo alla reputazione e alla visibilità sulla piattaforma
• Dover comunque gestire i rimborsi di affitto vacanze se sollecitati: anche in caso di politiche non rimborsabili potresti ricevere un reclamo sulla OTA da parte del cliente, che comporterebbe all’host l’impiego di tempo per sistemare la situazione e rispondere alla richiesta.

Come trovare la politica di cancellazione più adatta a te?

Se il tuo scopo è quello di abbassare il tasso di cancellazione e, al contempo, non rinunciare a un numero eccessivo di prenotazioni, devi necessariamente trovare un compromesso. Ecco qualche consiglio utile:

• Quando si tratta di annunciare il tuo alloggio vacanze sulle OTA, descrivi con chiarezza le condizioni applicate. Eviterai fin da subito delle contestazioni
• Offri una data alternativa: con questa opzione non perderai la prenotazione qualora il cliente non possa onorare l’impegno, concedendogli la chance di cambiare data, naturalmente a seconda delle disponibilità del tuo calendario
• Pratica delle tariffe diverse: alcune agenzie ti permettono di impostare per la stessa data tariffe differenti, in modo tale da applicare un prezzo più basso per la cancellazione senza rimborso e un prezzo maggiore qualora si scelga la prenotazione flessibile.

Quali aspetti bisogna tenere in considerazione?

Oltre a utilizzare dei sistemi per assecondare i clienti, puoi trovare la politica più corretta da applicare in base a diversi altri parametri. I principali sono:

• La stagionalità: durante il periodo di alta stagione puoi probabilmente permetterti di inserire le politiche flessibili, poiché potresti ricevere una nuova prenotazione in seguito alla disdetta. In bassa stagione, invece, puoi tutelarti attraverso una politica di cancellazione più rigida
• Target: se la tua clientela di riferimento è rappresentata da persone che viaggiano per business, inserire delle politiche rigide o l’impossibilità di cancellare la prenotazione può essere una scelta conveniente. Al contrario, il pubblico più giovane e quello delle famiglie potrebbe preferire delle politiche più flessibili
• OTA di riferimento: la decisione deve essere valutata anche in base al tipo di politiche concesse dall’agenzia a cui ti affidi per affittare la tua casa vacanze. Non tutte, infatti, propongono le medesime opzioni, per cui la valutazione va fatta caso per caso
• Tasso occupazionale: se il tasso occupazionale della tua struttura è molto alto, impostare delle politiche rigide può essere redditizio ed evitarti le indesiderate cancellazioni dell’ultimo momento. In caso di basso tasso occupazionale, puoi utilizzare lo strumento della cancellazione gratuita per attirare un maggior numero di interessati.

Come mi comporto con il mio sito web personale?

Se usi un sito web per affitti vacanze per promuovere la tua struttura hai la massima libertà sulle politiche di cancellazione da applicare e potrai trovare la tua personale formula per ottenere i massimi benefici. È fondamentale essere molto chiari circa i termini di cancellazione e le possibilità di richiedere un rimborso da parte dell’ospite, con lo scopo di non dover affrontare situazioni complicate.

Pubblica la tua struttura su Holidu