Perché la Dichiarazione di Stato dell'Immobile è fondamentale per la tua casa vacanza
Un prezioso documento a tutela del proprietario di una casa vacanze in caso di danni all’immobile
Giugno 2025
Uno strumento di rilevante importanza per tutelare il proprio appartamento turistico è la Dichiarazione di Stato dell’Immobile, che nei contesti internazionali assume la denominazione di “Inventory and Condition Report”. Si tratta di un documento che consente all’host di dimostrare le effettive condizioni dell’appartamento al momento dell’arrivo dell’ospite, rivelandosi decisivo in caso di controversie su eventuali danni a carico dell’immobile, delle dotazioni e degli arredi. Se sei un host, scopri tutti i vantaggi di questo strumento e come redigere correttamente il documento ufficiale.
Come proteggere la propria casa vacanze con la Dichiarazione di Stato dell’Immobile
Questo documento descrive nei dettagli lo stato dell’abitazione, dei complementi e degli arredi, includendo i difetti o danni. La Dichiarazione viene presentata all’ospite durante la fase di check-in e diventa ufficiale una volta che entrambe le parti firmano il documento. Al momento del check-out, il gestore dell’appartamento e l’ospite effettuano un controllo sulle condizioni dell’appartamento per valutare eventuali danni avvenuti nel corso del soggiorno.
Importanza della Dichiarazione per un immobile turistico
La Dichiarazione tutela il proprietario della casa vacanza una volta che l’ospite ha firmato il documento. Accettate le condizioni dello stato dell’appartamento, per l’host si tratta di una prova concreta e oggettiva circa lo stato iniziale in cui l’immobile è stato preso in possesso dall’affittuario. Nella circostanza in cui la struttura ricettiva abbia subito dei danni, per l’host diventa molto semplice dimostrare quanto avvenuto grazie proprio alla Dichiarazione. In assenza di un report sulla condizione della proprietà negli affitti brevi, per il gestore della casa vacanze risulterebbe molto complicato poter comprovare il danno effettivamente avvenuto.
Uno strumento di trasparenza
Presentare il Verbale di Stato del’Immobile di una casa vacanza dimostra la tua buona fede e tutela l’ospite da contestazioni non veritiere. Un documento ben redatto, chiaro e dettagliato è indice di professionalità, di trasparenza e della volontà di instaurare un rapporto chiaro e libero da fraintendimenti. Prima di firmarlo, l’ospite ha la facoltà di segnalare le incongruenze riscontrate, ad esempio annotando una finestra che si apre con difficoltà, oppure un elettrodomestico non funzionante.
Un’ottima risorsa per gestire l’appartamento
Un buon host deve accertarsi di affittare un appartamento per vacanze in perfetto stato, anche dal punto di vista della manutenzione. Registrare con regolarità lo Stato dell’Immobile, come avviene nel caso degli affitti brevi, ti permette di monitorare l’usura degli oggetti e di pianificare con maggior cura gli interventi di manutenzione, assicurando agli ospiti degli elevati standard qualitativi.
A cosa serve la redazione della Dichiarazione
Sono diversi i vantaggi che offre il documento, tra cui:
- Prevenire le contestazioni: la Dichiarazione contiene una valutazione oggettiva e accettata da entrambe le parti, di conseguenza è più semplice sia per l’host sia per l’ospite portare avanti le proprie ragioni
- Accedere a un veloce rimborso: se si verificano dei danni per colpa dell’ospite, grazie alla Dichiarazione è molto facile stabilire l’ammontare del rimborso, con relativa tutela per entrambe le parti. Per ottenere un congruo risarcimento, non resterà che presentare la relativa documentazione dei danni sull’immobile in affitto
- Attenersi alle normative: in determinate nazioni è obbligatoria la presentazione della Dichiarazione in caso di controlli effettuati da parte delle autorità competenti
- Dimostrare responsabilità verso l’immobile: una casa vacanze rappresenta un investimento a tutti gli effetti. Proprio per questa ragione è doveroso cercare di mantenerne intatto il valore, in modo da poterne trarre il profitto desiderato.
Come compilare la Dichiarazione
Per essere legittima e avere un valore legale nonché pratico, la Dichiarazione di Stato dell’Immobile va compilata attenendosi alle seguenti indicazioni:
- Elenco dettagliato: nella dichiarazione devi elencare singolarmente i mobili, gli elettrodomestici e gli impianti che metti a disposizione degli ospiti, nonché le decorazioni, le stoviglie e tutti gli utensili presenti all’interno della casa. Se vuoi essere ancora più preciso, cerca di essere il più concreto possibile nella descrizione degli elementi, includendo anche i danni di lieve entità già presenti, come le crepe sulle pareti e i graffi sulle mattonelle
- Fotografie: per dare maggior valore al documento, allega delle fotografie nitide e che contengano la data in cui sono state scattate
- Firme: in assenza delle firme delle parti, la Dichiarazione non ha alcuna valenza legale, per cui assicurati che il documento sia firmato e accettato dall’ospite dopo aver effettuato il controllo
- Aggiornamento: con cadenza periodica, aggiorna il documento includendo eventuali modifiche e danni.
In Italia è obbligatoria?
La normativa italiana sugli affitti brevi non impone tra gli obblighi la Dichiarazione di Stato. Tuttavia, apposte le firme, il documento assume pieno valore legale. Sebbene non sia necessario compilarla, molti property manager e agenzie che si occupano di annunciare una sistemazione per vacanze la richiedono. È obbligatoria, invece, la Dichiarazione stato di fatto e stato legittimo dell’immobile. Il documento attesta la legittimità di un edificio in ambito di permessi edilizi, indispensabile per garantire a chi ha acquistato una casa che non nasceranno problematiche di alcun tipo a seguito dell’atto.
Come gestire la Dichiarazione di Stato dell’Immobile?
Non appena il documento viene redatto e firmato dalle parti interessate, può essere immediatamente consegnato all’ospite. Naturalmente, è bene che l’host tenga una copia per sé. La Dichiarazione può essere inclusa nell’eventuale contratto di locazione oppure redatta come documento a parte.
In quali ambiti può essere utilizzata la Dichiarazione?
Il documento viene spesso redatto nei seguenti casi:
- Locazioni turistiche professionali, dove l’host opera come imprenditore
- Affitti transitori, ovvero quelli che vanno da 1 a 18 mesi. In questo caso, sono solitamente le agenzie che si occupano dell’affitto a compilarla
- Presenza di una cauzione: la cauzione è utilizzata dagli host per accedere più velocemente a un rimborso in caso di danni. Grazie alla Dichiarazione di Stato dell’Immobile, il processo diventa ancora più snello, poiché il deposito potrebbe essere utilizzato per ripagare in tutto o in parte i danni subiti
- Immobili con finiture e arredi di pregio: per tutelare le case di prestigio da rilevanti danni, si fa spesso ricorso alla Dichiarazione di Stato dell’Immobile, generalmente allegando delle foto dettagliate dell’edificio e degli arredi.
Posso compilarla se uso le OTA per affittare la mia casa per le vacanze?
La gestione di un appartamento attraverso un portale di affitto per vacanze è perfettamente compatibile con la Dichiarazione di Stato dell’Immobile. In questo caso, non essendo previsto un contratto da consegnare all’ospite, l’unico documento che devi redigere è proprio la Dichiarazione. Per una maggiore efficacia, ricorda di essere il più preciso possibile circa gli arredi, le dotazioni e le decorazioni, e allega al documento quante più foto recenti possibili. La Dichiarazione potrà esserti molto utile anche per l’attivazione delle garanzie e assicurazioni che mette a tua disposizione il sito web di affitto per vacanze per proteggerti dai danni provocati dagli ospiti durante il soggiorno.