Come evitare le doppie prenotazioni nel tuo affitto vacanze

Giugno 2025

La doppia prenotazione rappresenta una delle situazioni più complicate e spiacevoli per un host. Ciò avviene quando due ospiti prenotano lo stesso alloggio per le stesse date, naturalmente utilizzando due piattaforme diverse. Questo può portare a ricevere recensioni negative e richieste di risarcimento, con cattive ripercussioni sia in termini di reputazione, sia in termini economici. Evitare questi problemi nelle prenotazioni di affitti brevi non è poi così difficile. È sufficiente, infatti, mettere in atto alcuni accorgimenti. Vediamo insieme come prevenire le doppie prenotazioni.

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Perché si verifica l’overbooking?

Le doppie prenotazioni negli affitti vacanze avvengono quando utilizzi più piattaforme per aumentare le possibilità di ricevere ospiti. Inserendo l’annuncio su più di un portale di affitto per vacanze si può verificare la possibilità che nel giro di pochi minuti due utenti prenotino lo stesso appartamento, ad esempio un ospite su Booking e uno su Holidu, senza darti il tempo di aggiornare manualmente il calendario. Altro fattore che può determinare un overbooking è l’utilizzo di un proprio sito web di affitto per vacanze: anche in questo caso, un ritardo nell’aggiornamento può portare a ricevere una prenotazione di troppo, impossibile da gestire per l’host.

Overbooking: come affittare la mia casa per le vacanze con tranquillità?

Hai a disposizione diversi utili strumenti per scongiurare le doppie prenotazioni. Ecco i più comuni ed efficaci.

Attiva le notifiche immediate

Ricevere sul tuo smartphone e tramite e-mail la notifica immediata di una prenotazione ti permette di agire prontamente per togliere la disponibilità dagli altri canali. È sempre consigliabile installare sul cellulare tutte le app relative alle piattaforme che utilizzi per annunciare una sistemazione per vacanze e attivare le notifiche a comparsa: considerando che lo smartphone viene generalmente tenuto a portata di mano, si tratta del sistema migliore per essere costantemente aggiornati e migliorare la gestione delle prenotazioni di affitti vacanze. Tuttavia, si sconsiglia di procedere con l’aggiornamento manuale dei calendari. Questo metodo, infatti, oltre che essere obsoleto, si dimostra molto rischioso. Una piccola disattenzione o un momento di assenza, come essere impegnati in altre attività lavorative, trovarsi alla guida o fare sport, ti esporrebbe al pericolo di ricevere doppie prenotazioni. Inoltre, l’aggiornamento manuale non garantisce una sincronizzazione davvero immediata, nemmeno con la tua massima tempestività e non è compatibile con la ricezione delle prenotazioni last minute. 

Disabilita la prenotazione immediata

La prenotazione immediata è un’opzione molto conveniente per gli host, poiché consente di ricevere delle prenotazioni senza che sia necessario approvarle. L’ospite, quindi, completa l’intero processo in modo autonomo, senza che sia necessaria la tua conferma. È un filtro molto utilizzato da coloro che prenotano last minute e consente di migliorare la visibilità del tuo annuncio all’interno della piattaforma di affitto. Tuttavia, abilitando le conferme immediate su tutte le piattaforme, rischi fortemente l’overbooking. Per trovare un buon compromesso, puoi abilitare la funzione su una sola OTA, inserendo l’approvazione personale su tutte le altre agenzie su cui hai inserito l’annuncio.

Holidu, Airbnb e Booking: Come evitare doppie prenotazioni con la sincronizzazione dei calendari

Il sistema più professionale, sicuro e conveniente per affittare un appartamento per vacanze su più piattaforme e sul tuo sito web è costituito dalla sincronizzazione automatica dei calendari. Per procedere hai a disposizione due diverse opzioni:

• iCal: è un formato di file che serve proprio ad effettuare la sincronizzazione dei calendari degli affitti. È indubbiamente un valido sistema per evitare la doppia prenotazione da Booking e altri portali, poiché procede automaticamente con gli aggiornamenti tra le varie OTA. Inoltre, iCal è gratuito. Tuttavia, il sistema presenta dei limiti. Ad esempio, l’aggiornamento non avviene proprio in tempo reale, ma richiede alcuni minuti per il completamento. Ciò espone, anche se in modo limitato, al pericolo di ricevere più prenotazioni per lo stesso alloggio. Inoltre, con iCal non si accede a una gestione centralizzata delle piattaforme e l’unico dato sincronizzato è proprio quello relativo al calendario, escludendo quindi i prezzi e le politiche di cancellazione. iCal è una buona risorsa se gestisci una sola casa vacanze, meno indicata per i professionisti che si occupano di più strutture.
• Channel manager: sono veri e propri software sviluppati appositamente per la gestione delle prenotazioni di affitti vacanze e compatibili con tutte le piattaforme di prenotazione e con i siti web. I channel manager offrono diverse funzioni, tra cui proprio la sincronizzazione in tempo reale dei calendari che, essendo istantanea, elimina ogni possibilità di overbooking. Altro vantaggio dei channel manager è relativo al controllo di tutte le case vacanze attraverso un’unica piattaforma: ciò consente di gestire con maggiore facilità i prezzi, i messaggi in arrivo e le politiche di cancellazione, oltre alle recensioni. Alla luce di questi vantaggi si tratta di software essenziali se gestisci più case vacanze e se vuoi ottenere un controllo semplificato di ogni aspetto della tua attività. Di contro, i channel manager prevedono un abbonamento e richiedono un apprendimento iniziale del sistema, a partire dall’inserimento delle varie piattaforme.

Costante attenzione verso i dettagli

Anche se hai adottato i migliori accorgimenti per evitare l’overbooking, avvalendoti di sistemi automatizzati e attivando le notifiche sullo smartphone, ricordati di curare alla perfezione ogni dettaglio:

• Mantieni una comunicazione impeccabile con i tuoi ospiti. Quando ricevi una prenotazione, invia una conferma in cui riassumi i vari dettagli, come le date e gli orari di check-in e di check-out
• Utilizza dei promemoria automatici per ricordarti di inviare le istruzioni principali a pochi giorni dal check-in 
• Tieni sempre sotto controllo i calendari: potresti avere delle date indisponibili per altre ragioni, come dei lavori sull’immobile o degli impegni che non ti permettono di essere presente per il check-in. 

Come gestire l’overbooking

In caso di doppia prenotazione devi dimostrarti pronto e ragionevole per risolvere l’inconveniente nel migliore dei modi, cercando di metterti al riparo da recensioni negative, che potrebbero influire in modo determinante sulla tua reputazione e sulla visibilità del tuo annuncio sui risultati di ricerca dell’agenzia di affitto. Vediamo le strategie più proficue da adottare quando si verifica un overbooking:

• Trova la prenotazione più recente, poiché si tratta di quella che devi cancellare
• Contatta prontamente il cliente che non potrà essere ospitato, scusandoti per il disagio provocato e spiegando le ragioni per cui si è verificato il problema
• Cerca di individuare una soluzione per il disguido: se disponi di un altro appartamento, liberalo velocemente, oppure offriti di trovare personalmente una sistemazione simile alla tua. Mostrare attenzione verso l’ospite riduce il rischio di ricevere una recensione negativa o una richiesta di risarcimento
• Rimborsa velocemente la somma ricevuta: ciò è indice della tua buona fede
• Pensa a un risarcimento, come ad esempio un buono regalo per una successiva prenotazione.

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