Contattare gli ospiti della tua casa vacanze: come e quando farlo

Gennaio 2026

Gestire un affitto breve non si riduce alla creazione di un semplice annuncio e alla sua pubblicazione su Holidu. Una volta messa online la tua proprietà e iniziato a sfruttare i vantaggi di avere il sito web di affitti vacanze ideale, diventa fondamentale adottare strategie mirate per garantire un’esperienza impeccabile al viaggiatore. Le esperienze positive, infatti, generano ottime recensioni che sono le vere responsabili della reputazione e della visibilità della tua casa vacanze.

Per i proprietari che vogliono massimizzare la redditività della propria attività, una buona comunicazione con gli ospiti è fondamentale. L’efficacia di questi scambi influirà in parte sull’esperienza dei tuoi clienti, creando un legame di fiducia e garantendo che tutto proceda come previsto.

Un dubbio comune riguarda proprio il modo in cui comunicare con gli ospiti di Airbnb o di altre piattaforme, per evitare che il contatto risulti invadente o, al contrario, troppo scarso. Scopri i momenti e le modalità più adatte per inviare le e-mail agli ospiti di una locazione turistica: passaggi essenziali per migliorare il loro soggiorno, prevenire intoppi e incoraggiare feedback positivi.

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L’importanza di una comunicazione attiva e attenta

Quando si decide di affittare un appartamento vacanze, il rapporto con gli ospiti è fondamentale per garantire un soggiorno piacevole e informato. Per questo motivo, è cruciale mantenere un contatto costante con gli ospiti per soddisfare le loro aspettative e offrire un supporto efficace che li faccia sentire seguiti.

Anche se una presenza costante è sempre auspicabile, un eccesso di messaggi può essere controproducente tanto quanto la loro totale mancanza. I messaggi devono essere pertinenti, professionali e informativi, ma non invadenti. Una comunicazione efficace deve rispondere ai dubbi più comuni, prevenire i problemi, generare fiducia e garantire che il cliente lasci una recensione positiva.

Passo dopo passo: come e quando contattare il viaggiatore

A questo punto, ti starai chiedendo quale messaggio lasciare agli ospiti e in quale momento farlo. Anche se la risposta può variare, ti suggeriamo un programma semplice, composto da cinque a sette contatti, da distribuire tra la prenotazione e il follow-up post-soggiorno.

I momenti in cui ti proponiamo di interagire sono i seguenti:

• Conferma della prenotazione
• Pianificazione del soggiorno
• Check-in
• Monitoraggio del soggiorno
• Check-out
• Fidelizzazione (Opzionale)
• Date speciali e festività (Opzionale)

1. Messaggio di conferma della prenotazione

La prima e-mail deve essere inviata subito dopo aver formalizzato la pratica. Il messaggio di conferma della prenotazione deve rassicurare il cliente sul fatto che il suo soggiorno è stato confermato e ringraziarlo per la preferenza accordata. Includi le informazioni principali: date di arrivo e partenza, durata del soggiorno e numero di persone. È anche il momento giusto per confermare l’importo pagato, indicare il nome e la posizione della struttura e ricordare le politiche di cancellazione. Fornire un contatto diretto mostrerà professionalità e darà un’ottima prima impressione.

1. Pianificazione del soggiorno

Una settimana prima dell’arrivo, puoi inviare un messaggio agli ospiti per aiutarli a organizzare il viaggio. È il momento perfetto per chiedere l’orario di arrivo e proporre servizi extra, come culle, visite guidate o colazioni. Approfitta dell’occasione per ricordare le regole della casa e confermare la tua disponibilità per eventuali dubbi.

1. Procedura di check-in per gli affitti brevi

Il terzo messaggio va inviato il giorno prima dell’arrivo e deve focalizzarsi sulla procedura di check-in per gli affitti brevi. Deve contenere tutte le informazioni necessarie: indirizzo esatto, codice della porta (o dove si trovano le chiavi), orario di ingresso e procedure da seguire in caso di ritardo. Nel messaggio di benvenuto, ti consigliamo di inserire dettagli pratici come le istruzioni per l’accesso al Wi-Fi o consigli sul parcheggio. Se utilizzi canali specifici, assicurati di inviare il messaggio di benvenuto su Airbnb con un tono ospitale e caloroso.

1. Monitoraggio del soggiorno

Un breve contatto per chiedere come sta andando il soggiorno dimostra attenzione ai dettagli. Questo messaggio deve essere breve e amichevole, evitando di essere invadente. È il modo migliore per identificare eventuali problemi in tempo e ribadire la tua disponibilità ad aiutare in caso di necessità.

1. Check-out

Ti consigliamo di inviare un messaggio di saluto il giorno prima della partenza per rendere il processo più semplice. Includi l’orario del check-out e le istruzioni su come lasciare le chiavi o su come effettuare la raccolta differenziata. Ringrazia per la visita e invia il link alla sezione recensioni di un portale di affitti vacanze, così il cliente potrà lasciare un commento che ti sarà utile per migliorare.

1. Fidelizzazione (Opzionale)

L’obiettivo di questo passaggio è far sì che il cliente torni in futuro. Usa un tono cordiale e personale e offri magari un codice sconto per i loro prossimi soggiorni o invita a seguire la tua pagina sui social media.

1. Date speciali e festività (Opzionale)

Inviare gli auguri a Natale o in altre ricorrenze è un modo gentile per ricordare agli ospiti che la tua struttura è sempre disponibile e per incentivare nuove prenotazioni per le prossime vacanze in Italia.

Consigli per una comunicazione efficace

Per pubblicizzare al meglio la tua casa vacanze, comunicare bene è fondamentale. Non si tratta solo di inviare e-mail, ma di farlo con un tono professionale e accogliente. Ecco alcuni consigli:

• Scegli messaggi concisi, chiari e di facile lettura.
• Opta per un tono umano e informale, evitando formalismi eccessivi.
• Anche se automatizzi gli invii, cerca sempre di personalizzarli.
• Assicurati che i messaggi rispondano alle domande più frequenti.
• Includi sempre un contatto diretto per le emergenze.
• Evita gli errori grammaticali che potrebbero danneggiare la tua immagine professionale.

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