Nuove regole per il check-in delle case vacanza

È legale il self check-in? Cosa dicono le norme di sicurezza

L’Articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS) stabilisce che gli host possono ospitare esclusivamente persone munite di un valido documento di riconoscimento. La questione legata alle modalità di check-in nasce proprio da questa norma, interpretata in modo permissivo dai gestori delle case vacanza. Infatti, per diversi anni, gli host hanno permesso agli ospiti di accedere all’appartamento senza il check-in in presenza, limitandosi alla richiesta di un documento da ricevere online. Il Consiglio di Stato ha riformato la sentenza del Tar del Lazio n. 10210/2025 e ha fatto definitivamente chiarezza rispetto al self check-in in Italia. Per poter inviare i codici di accesso per il ritiro delle chiavi o per l’apertura elettronica della porta, gli host devono procedere con un riconoscimento più approfondito per ragioni di sicurezza. Inviare un documento mediante un programma di messaggistica, infatti, non rappresenta un metodo sicuro: l’ospite potrebbe utilizzare un documento falso o appartenente a un’altra persona.

Cos’è lo smart check-in?

Il Consiglio di Stato ha vietato esclusivamente il check-in totalmente automatizzato, un sistema con cui l’host non ha alcun contatto con l’ospite, né fisico né digitale. Tuttavia, le possibilità offerte dalla tecnologia riservano ulteriori opzioni, dando vita allo smart check-in. Ecco le modalità attualmente disponibili nel rispetto della normativa sul self check-in:

• Videochiamata in tempo reale: al momento dell’arrivo presso la struttura, l’ospite effettua una videochiamata con il gestore, mostrando il proprio volto e il documento originale. Solo a quel punto, l’host potrà fornire all’ospite il codice di sblocco
  

Altre soluzioni compatibili con i principi della sentenza:

• Verifica biometrica: sono disponibili dei sistemi avanzati che confrontano un selfie scattato al momento dell’accesso con il documento dell’ospite. Tali strumenti si basano su software certificati che garantiscono un affidabile riconoscimento della persona
• Riconoscimento tramite un videocitofono o uno spioncino digitale: opzione abbastanza economica che consente all’host di vedere l’ospite da remoto e in tempo reale. Si tratta di un sistema sicuro, che offre l’opportunità di registrare le chiamate e di avere una prova tangibile della verifica dell’ospite.

Affitti brevi e self check-in tramite keybox

Le keybox per affitti brevi rappresentano il metodo principale impiegato dagli host per consentire agli ospiti di ritirare le chiavi dell’appartamento. Il successo delle keybox è dovuto ai bassi costi e alla facilità di utilizzo: per sbloccare la cassetta di sicurezza non occorre far altro che inserire un codice, generalmente composto da tre o quattro numeri, che il gestore della struttura comunica prima del check-in. Di per sé, si tratta di una modalità ancora legale, purché sia abbinata a un riconoscimento digitale tra quelli ammessi dalla normativa, come ad esempio la videochiamata. Le keybox, tuttavia, sono state al centro di diverse discussioni. Molti comuni italiani, specie quelli dal maggior flusso turistico, hanno vietato l’installazione delle keybox sugli spazi pubblici, compresi portoni, ringhiere e pali della luce, prevedendo delle sanzioni per gli host che violavano la regola. Usare le cassette di sicurezza, quindi, è ancora possibile, a patto che:

• La keybox sia montata in uno spazio privato o in un luogo in cui non siano previsti dei divieti di installazione
• Il codice venga comunicato solo dopo che sia avvenuto il riconoscimento personale attraverso un sistema digitale ammesso dalla legge.

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La comunicazione degli ospiti va fatta lo stesso?

Rimane in vigore l’obbligo di registrare gli ospiti sul Portale AlloggiatiWeb della Polizia di Stato. Per garantire la sicurezza pubblica, gli host devono comunicare alla Questura di competenza l’arrivo dei nuovi ospiti, dichiarando il periodo di permanenza. Per essere abilitati alla trasmissione dei dati è necessario richiedere le credenziali alla Questura e utilizzare la piattaforma per ogni comunicazione. Sono stabilite, inoltre, delle precise tempistiche per l’invio:

• 24 ore dal momento del check-in in caso di permanenza di almeno due giorni 
• 6 ore dal momento del check-in qualora la permanenza sia di un solo giorno.

L’identificazione mancante o errata espone l’host a delle responsabilità penali e a delle sanzioni amministrative. Se un ospite non identificato correttamente dovesse risultare segnalato o pericoloso, il gestore della struttura correrebbe il rischio di rispondere di omessa comunicazione e di violazione delle norme di pubblica sicurezza. Il Consiglio di Stato ribadisce quanto sia di primaria importanza adempiere regolarmente a tutti gli obblighi, compreso quello della comunicazione degli ospiti, sia per ragioni di ordine pubblico, sia per evitare di incorrere in sanzioni.

Come ci si adegua alla nuova norma?

Le nuove regole dopo la sentenza possono rendere il lavoro dell’host un po’ più complicato, specie per quanto riguarda coloro che non hanno la possibilità di accogliere gli ospiti di persona. Per essere certo di operare nel rispetto delle normative se hai deciso di affittare un appartamento vacanze, segui con scrupolo questi accorgimenti:

• Non inviare i codici di accesso prima di aver effettuato la verifica visiva dell’ospite
• Rifiuta l’invio dei documenti di riconoscimento degli ospiti prima del check-in
• Utilizza la videochiamata per procedere con il riconoscimento, possibilmente registrando il video, così da poter dimostrare di aver effettuato una regolare verifica
• Usa dei software omologati, che ti offrono maggiori opzioni e certificano il riconoscimento con delle accurate verifiche tramite operatori umani e intelligenza artificiale, in conformità con quanto richiesto dal TULPS
• Prendi in considerazione l’idea di acquistare un videocitofono che supporti l’accesso da remoto, così da procedere con la verifica senza installare particolari software
• Installa la keybox solo in luoghi in cui è ammesso farlo, come in una villetta di tua proprietà. Se l’abitazione sorge in un’area pubblica, valuta l’idea di ricorrere a una serratura smart, che consente di aprire la porta inserendo un codice o utilizzando una specifica app
• Avverti gli ospiti su come funziona il self check-in in modalità smart. Devono sapere che dovranno mettersi in contatto con te o usare un software per procedere con il riconoscimento visivo. Per essere sicuro che non ci siano incomprensioni, scrivi delle regole chiare sul portale di affitti vacanze su cui operi o sul tuo sito web di affitti vacanze
• Fai attenzione a rispettare i tempi relativi alla registrazione degli ospiti su AlloggiatiWeb e sulle altre piattaforme gestite dagli enti locali della zona, come ad esempio la Regione.

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