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Domande frequenti – Funzione di check-in degli ospiti

Trasferimento Automatico dei Dati degli Ospiti / Check-in Online

Gestire gli obblighi legali come la registrazione degli ospiti può sembrare complesso, ma Holidu La agevola. Questa guida spiega perché la registrazione è importante, come Holidu La aiuta ad automatizzare il processo e fornisce istruzioni passo-passo per la configurazione del Suo account e il collegamento con l’autorità locale.

1. Perché deve farlo?

In molti Paesi (come Spagna, Italia, Portogallo e Germania), gli host sono tenuti per legge a raccogliere e inviare le informazioni degli ospiti alle autorità locali poco dopo il check-in. Questa normativa garantisce sicurezza, tracciabilità e conformità alle leggi locali.

Se ospita in Spagna, il Real Decreto 933/2021 impone la comunicazione di ogni soggiorno tramite un portale dedicato del Suo governo locale, ad esempio SES.HOSPEDAJES.

Il mancato rispetto di tali regole può comportare sanzioni o multe. Per questo è fondamentale disporre di un sistema affidabile.

2. Quali sono i vantaggi del trasferimento automatico?

La funzione di Check-in Online nel Suo account Holidu automatizza questo processo inviando ai Suoi ospiti un modulo in cui possono fornire i dati necessari. Una volta configurata, Holidu si occupa della raccolta e del trasferimento dei dati — niente più inserimenti manuali nei portali delle autorità.

I Suoi principali vantaggi:

✅ Conformità legale con il minimo sforzo
✅ Trasferimento automatico dei dati degli ospiti all’autorità competente
✅ Registro digitale degli ospiti scaricabile in qualsiasi momento per eventuali controlli
✅ Promemoria integrati e comunicazione con gli ospiti
✅ 100% gratuito per gli host Holidu
✅ Gestione sicura e conforme alla privacy dei dati sensibili degli ospiti

3. Come configurarlo?

3.1 Registrazione presso il portale governativo competente

Prima di attivare la funzionalità in Holidu, deve registrare il Suo alloggio presso l'autorità locale competente. In Spagna ci sono tre opzioni:

Regione	Autorità	Linee Guida
Spain (eccezione Catalonia/Paesi Baschi)	SES.Hospedajes	How to connect to SES.Hospedajes
Catalonia	Mossos d'Esquadra	Connect to Mossos
Paesi Baschi	Ertzaintza	Connect to Ertzaintza

🛠️ Ogni autorità richiede un certificato digitale, accesso Cl@ve o credenziali equivalenti. Si tratta di un requisito obbligatorio per poter procedere con i passaggi successivi. Una volta effettuata la registrazione, riceverà un nome utente, una password e, in alcuni casi, un codice del locatore o della struttura — che dovrà inserire nel Suo account Holidu per stabilire la connessione.

Con il Real Decreto 933/2021 è obbligatorio per gli host comunicare i dati a SES.HOSPEDAJES (ad eccezione di Paesi Baschi ed Catalogna). Le precedenti connessioni con Guardia Civil o Policía Nacional non sono più valide. Crei un account su SES.HOSPEDAJES e aggiorni le informazioni nel Suo account Holidu. Utilizzi i link sopra per le linee guida sulla registrazione.

3.2 Come posso collegare il mio account Holidu all’account dell’autorità?

Se utilizza l’app mobile, si assicuri di avere l’ultima versione dell’app.

1. Acceda a Holidu e vada alla sezione “Account”. Clicchi sul pulsante “Configura” presente nella sezione “Registrazione Ospiti Online”.

2. Qui vedrà l’elenco delle Sue proprietà. Clicchi sul pulsante “Configura” accanto alla proprietà che desidera collegare alla polizia o all’autorità.

3. Compili il modulo, clicchi su “Attiva invio automatico alla polizia”, selezioni l’autorità corretta (SES.HOSPEDAJES, Mossos d’Esquadra o Ertzaintza) e inserisca il Suo nome utente e la Sua password. Non utilizzi qui le credenziali Holidu, ma le credenziali di accesso ricevute dall’autorità competente. Se utilizza SES.HOSPEDAJES, dovrà inoltre fornire il codice struttura e il codice locatore — può trovarli nel Suo account SES.HOSPEDAJES e li riceverà anche via email. Clicchi su “Convalida”.

4. Una volta attivata correttamente, clicchi su Salva modifiche in fondo al modulo.

5. Se non compare alcun messaggio di errore, significa che la Sua proprietà è ora collegata all’autorità competente. Per evitare errori, verifichi che:

stia utilizzando il codice fiscale del titolare corretto (si tratta del Suo numero di documento DNI/NIF oppure del NIE se non è cittadino spagnolo)
abbia inserito l’intero numero di DNI/NIF o NIE, includendo tutti gli zeri
abbia utilizzato le credenziali di accesso ricevute dalla Sua autorità locale e non le credenziali di accesso Holidu

6. Ora può chiudere il modulo e verificare che la connessione sia attiva.
Se la Sua proprietà si trova in Catalogna o nei Paesi Baschi, selezioni rispettivamente Mossos d’Esquadra o Ertzaintza.

4. Come funziona?

Una volta completata la configurazione, il sistema funziona in modo automatico. Ecco cosa aspettarsi:

4.1 Processo per l’ospite

Dopo la prenotazione, l’ospite riceve un’email (oppure, nel caso di Airbnb, un messaggio) con un link a un modulo di check-in online sicuro.

L’ospite inserisce i dati di tutti i viaggiatori, includendo la scansione del documento (passaporto o carta d’identità).

Gli ospiti possono inserire i dati manualmente oppure importare automaticamente tutti i campi caricando un documento di identità. Questo processo deve essere ripetuto per ogni viaggiatore del gruppo.

I dati vengono quindi inviati in modo sicuro e archiviati nel sistema.

Se un ospite non compila il modulo, verranno inviati ulteriori promemoria per ricordargli i propri obblighi. In caso di mancato adempimento da parte dei Suoi ospiti, può sempre compilare Lei i dati per loro.

⏰ Alle 23:00 del giorno di check-in, i dati degli ospiti vengono inviati automaticamente all’autorità competente.

4.2 Stato nel Suo strumento

Nei dettagli della prenotazione mostriamo lo stato per ciascuna prenotazione come segue:

4.3 Risoluzione dei problemi

Problema	Cosa Fare
⚠️ Dati incompleti o mancanti	Ricordi agli ospiti di completare il modulo oppure compili manualmente i dati dalla vista dei dettagli della prenotazione. 5 giorni prima del check-in gli ospiti riceveranno automaticamente un promemoria con il link al modulo di check-in.
❌ Errore nel trasferimento dei dati	Verifichi che le credenziali inserite nel Suo account Holidu siano corrette. Non utilizzi le credenziali di accesso a Holidu, ma quelle del portale dell’autorità (ad es. SES.HOSPEDAJES). Se ha già verificato e l’errore persiste, contatti il nostro Supporto e La aiuteremo a risolvere il problema.

4.4Come posso scaricare il registro degli ospiti?

Acceda alla funzione di check-in online.
Faccia click su “Dettagli” accanto alla struttura.

3. Nella parte superiore del pop-up che si apre, sotto il nome della Sua proprietà, clicchi sulla scheda chiamata “Documenti”.

4. Faccia click su “Genera Registro Ospiti” e segua le istruzioni.

Domande frequenti

DOMANDA	RISPOSTA
Perché Holidu offre questa funzione?	La legge spagnola richiede agli host di registrare tutti gli ospiti presso le autorità locali. Questa funzione automatizza il processo, garantisce la conformità legale e fa risparmiare tempo agli host.
A quali autorità posso collegarmi in Spagna?	- Mossos d’Esquadra - Ertzaintza - SES.HOSPEDAJES
La registrazione a SES.HOSPEDAJES è obbligatoria?	Sì, a meno che la Sua proprietà non si trovi in Catalogna o nei Paesi Baschi, dove restano applicabili rispettivamente Mossos d’Esquadra o Ertzaintza.
Posso usare questa funzione per tutti i tipi di prenotazioni?	Solo le prenotazioni create tramite canali supportati da Holidu sono idonee. Le prenotazioni manuali e le importazioni basate su iCal non sono supportate.
Posso inviare i dati degli ospiti di prenotazioni precedenti?	No. Il modulo online si attiva solo per le prenotazioni future. Le prenotazioni effettuate prima dell’attivazione della connessione alla polizia non sono coperte. Dovrà registrarle manualmente sul portale dell’autorità competente.
Quali dati degli ospiti vengono raccolti e inviati?	Dati personali (nome, data di nascita, nazionalità, tipo/numero documento, ecc.). All’host sono visibili solo i dati minimi necessari (nome, età). L’intero set di dati viene inviato in modo sicuro alle autorità.
Avrò accesso ai dati degli ospiti?	Mostriamo agli host solo i nomi e l’età degli ospiti, ossia le informazioni richieste per il registro. Non mostriamo ulteriori dati, come i numeri dei documenti.
Cosa succede se gli ospiti forniscono i dati e poi cancellano la prenotazione?	Se l’ospite cancella la prenotazione, i dati non verranno inviati alle autorità.
Riceverò una notifica quando gli ospiti inseriscono i loro dati?	Non inviamo notifiche in questi casi. Tuttavia, potrà verificare per ogni prenotazione se gli ospiti hanno fornito i loro dati.
I bambini devono essere registrati?	Sì, tutti gli ospiti devono essere registrati, indipendentemente dall’età. Per i minori spagnoli di età inferiore a 14 anni, documento e firma non sono richiesti, ma deve essere registrato il rapporto con l’adulto responsabile.
Cosa succede se gli ospiti non completano il modulo?	Riceveranno un promemoria automatico 5 giorni prima dell’arrivo. Se ancora incompleto, l’host può: - Compilare manualmente il modulo in presenza dell’ospite - Reinviare il link I dati devono essere inviati entro le 23:00 del giorno di check-in per beneficiare della connessione automatica.
Posso compilare io il modulo per i miei ospiti?	Sì, direttamente dalla schermata dei dettagli della prenotazione. Può anche scansionare il loro documento o inserire i dati manualmente durante il check-in.
Posso modificare i dati dopo l’invio?	No. Una volta inviati all’autorità, i dati non possono essere modificati. In caso di errore, contatti il supporto Holidu oppure reinserisca i dati manualmente su SES.HOSPEDAJES.
Quando vengono inviati i dati all’autorità?	Automaticamente alle 23:00 del giorno di check-in. È responsabilità dell’host assicurarsi che i dati siano completi prima di tale orario.
I collaboratori hanno accesso a questa funzione?	No. Solo gli account principali (con diritti di editor) possono configurare le connessioni. I collaboratori possono vedere il modulo nei dettagli della prenotazione, ma non possono attivarlo o gestirlo.
Cosa succede se le mie credenziali dell’autorità cambiano o scadono?	Dovrà aggiornarle manualmente in Holidu. Password scadute possono causare errori di invio. Verifichi sempre lo stato della connessione nella sezione “Account”.
Il registro degli ospiti è obbligatorio per legge?	Sì. Il registro funge da log digitale per eventuali controlli di polizia e deve essere conservato per 3 anni, secondo il Real Decreto 933/2021.

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Avviato, ma con dati mancanti	Qui può vedere se i Suoi ospiti hanno già avviato il processo. Finché non sarà completato per ogni persona che viaggia con loro, lo stato risulterà incompleto.
Dati ospite completi ma non ancora trasferiti (poiché la data di check-in è nel futuro)
Dati ospite trasferiti con successo all’autorità
Errore nell’invio dei dati	Se si è verificato un errore nel trasferimento dei dati, vedrà questo messaggio. Di seguito forniamo alcuni suggerimenti su come risolvere autonomamente.