Nota importante: Questa funzione è attualmente in fase di espansione e potrebbe non essere ancora disponibile in alcuni paesi. Se non riesci a trovare la tua autorità locale nella configurazione, significa che il servizio non è ancora attivo nella tua regione.

Che cos'è la funzione di check-in degli ospiti?

La funzione di check-in automatico di Holidu semplifica la registrazione legale degli ospiti presso le autorità locali. Invece di compilare manualmente i moduli governativi per ogni prenotazione, il sistema raccoglie automaticamente i dati degli ospiti e li trasferisce alle autorità competenti, garantendo la conformità alle normative locali senza sforzo aggiuntivo.

Come ti aiuta questa funzione

• Conformità legale con il minimo sforzo
• Trasferimento automatico dei dati agli enti competenti
• Libro degli ospiti digitale scaricabile in qualsiasi momento per ispezioni
• Promemoria automatici e comunicazione integrata con gli ospiti
• Completamente gratuito per tutti gli host Holidu
• Gestione sicura e conforme della privacy dei dati sensibili

Credenziali necessarie prima di iniziare

Prima di attivare la funzione nel tuo account Holidu, è necessario registrare la tua struttura presso l'autorità locale competente del tuo paese. A seconda della tua ubicazione geografica, dovrai ottenere credenziali specifiche da enti diversi:

• Spagna: Registrazione con SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra o Ertzaintza a seconda della regione
• Portogallo: Registrazione con le autorità portoghesi competenti
• Italia: Conformità alle normative italiane sulla registrazione degli ospiti
• Germania: Connessione con i sistemi AVS tedeschi

Ogni autorità richiede certificati digitali, accesso Cl@ve o credenziali equivalenti. Una volta registrato presso l'ente competente, riceverai nome utente, password e in alcuni casi codici specifici, che dovrai inserire nel tuo account Holidu per stabilire la connessione.

Come appare per gli ospiti

Dopo la prenotazione, l'ospite riceve un'email (o un messaggio se proviene da Airbnb) con un link a un modulo di check-in online sicuro. Il processo è semplice e intuitivo:

1. L'ospite riceve il link al modulo di check-in
2. Compila i dati di tutti i viaggiatori, inclusa la scansione dei documenti (passaporto o carta d'identità)
3. Può compilare manualmente i campi oppure importarli automaticamente caricando un documento d'identità
4. I dati vengono inviati in modo sicuro e archiviati nel sistema
5. Se l'ospite non completa il modulo, riceverà promemoria automatici

Tempistica di invio: Alle 23:00 del giorno del check-in, i dati dell'ospite vengono automaticamente sottomessi all'autorità competente.

Cosa devi sapere sulla configurazione

La configurazione varia in base al paese dove si trova la tua struttura. Seleziona la tua regione per accedere alle istruzioni specifiche:

Posizione della struttura	Autorità competente	Guida alla configurazione
Spagna (esclusa Catalogna e Paesi Baschi)	SES.Hospedajes	Come collegarsi a SES.Hospedajes
Catalogna	Mossos d'Esquadra	Come collegarsi a Mossos d'Esquadra
Paesi Baschi	Ertzaintza	Come collegarsi a Ertzaintza
Portogallo	Autorità portoghesi	Domande frequenti sulla registrazione degli ospiti in Portogallo
Italia	Autorità italiane	Funzione di check-in degli ospiti in Italia
Germania	AVS Germania	Come collegare la tua struttura ad AVS

Stato della registrazione nelle tue prenotazioni

Nel dettaglio della prenotazione, il sistema mostra lo stato del check-in con i seguenti indicatori:

Stato	Significato
Iniziato, ma dati incompleti	L'ospite ha iniziato il processo ma non ha completato la registrazione per tutti i viaggiatori
Dati completi, non ancora trasferiti	L'ospite ha compilato i dati, ma non sono stati ancora trasferiti perché il check-in è futuro
Dati trasferiti con successo	I dati sono stati inviati correttamente all'autorità competente
Errore nella registrazione	Si è verificato un errore durante la trasmissione. Verifica il messaggio e segui le istruzioni di supporto

Risoluzione dei problemi comuni

I dati dell'ospite sono incompleti o mancanti? Ricorda all'ospite di completare il modulo o compilalo manualmente tu stesso tramite i dettagli della prenotazione. Cinque giorni prima del check-in, gli ospiti riceveranno automaticamente un promemoria con il link al modulo.

Errore nel trasferimento dei dati? Verifica che le credenziali inserite siano corrette. Utilizza le credenziali fornite dall'autorità locale, non il tuo login Holidu. Se il problema persiste, contatta il supporto.

Come scaricare il libro degli ospiti

1. Accedi alla funzione di check-in online nel tuo account
2. Accanto alla struttura desiderata, fai clic su "Dettagli"
3. Nella finestra che si apre, fai clic sulla scheda "Documenti"
4. Fai clic su "Genera Libro degli ospiti" e segui le istruzioni

Domande frequenti

Perché Holidu offre questa funzione?

La legge in molti paesi richiede agli host di registrare tutti gli ospiti presso le autorità locali. Questo strumento automatizza il processo, garantisce la conformità legale e fa risparmiare tempo ai gestori.

Quali autorità posso collegare?

A seconda del tuo paese e della regione, puoi collegarti a SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra, Ertzaintza, o alle autorità competenti nel tuo territorio.

La registrazione è obbligatoria?

Sì, se la tua struttura si trova in una paese dove questa funzione è disponibile e attiva. Se la tua autorità locale non è disponibile nel menu di configurazione, significa che il servizio non è ancora operativo nella tua area.

Funziona con tutti i tipi di prenotazioni?

Solo le prenotazioni create tramite canali supportati da Holidu sono idonee. Le prenotazioni manuali e gli import basati su iCal non sono supportati.

Posso inviare i dati degli ospiti da prenotazioni precedenti?

No. Il modulo online si attiva solo per le prenotazioni future. Le prenotazioni passate devono essere registrate manualmente nel portale dell'autorità competente.

Quali dati degli ospiti vengono raccolti e inviati?

Vengono raccolti i dettagli personali necessari (nome, data di nascita, nazionalità, tipo e numero di documento, ecc.). All'host vengono mostrati solo i dati minimi (nome e età). Le informazioni complete vengono inviate in modo sicuro alle autorità.

Avrò accesso ai dati degli ospiti?

Visualizzerai solo il nome e l'età degli ospiti. Informazioni aggiuntive come i numeri dei documenti non sono visibili nel tuo account.

Cosa succede se gli ospiti forniscono i dati e poi annullano?

I dati non vengono trasmessi se la prenotazione viene annullata.

Riceverò una notifica quando gli ospiti forniscono i loro dati?

No, non vengono inviate notifiche automatiche. Puoi verificare se gli ospiti hanno fornito i dati nei dettagli della prenotazione.

I bambini devono essere registrati?

Sì, tutti gli ospiti devono essere registrati indipendentemente dall'età. Per i minori, i requisiti specifici dipendono dalla legislazione locale.

Cosa succede se gli ospiti non completano il modulo?

Riceveranno un promemoria 5 giorni prima dell'arrivo. Se incompleto, puoi compilare il modulo manualmente, inviare nuovamente il link o sottomettere i dati prima delle 23:00 del giorno del check-in.

Posso compilare il modulo per i miei ospiti?

Sì, puoi farlo durante il check-in o tramite i dettagli della prenotazione. Puoi anche scansionare documenti o inserire i dati manualmente.

Posso modificare i dati dopo l'invio?

No, i dati non possono essere modificati dopo l'invio. Contatta il supporto Holidu o reinserisci manualmente nel portale se necessario.

Quando vengono inviati i dati all'autorità?

Automaticamente alle 23:00 del giorno del check-in. Assicurati che i dati siano completi entro quell'ora.

I collaboratori hanno accesso a questa funzione?

Solo l'account primario (con diritti di editor) può configurarla. I collaboratori possono visualizzare il modulo ma non attivarlo o modificarlo.

Cosa fare se le credenziali dell'autorità cambiano o scadono?

Aggiorna le credenziali manualmente in Holidu. Le password scadute potrebbero causare errori di trasferimento. Verifica regolarmente lo stato della connessione.

Il libro degli ospiti è legalmente obbligatorio?

Sì, serve come registro digitale per i controlli delle autorità e deve essere conservato secondo i requisiti legali della tua regione.