Nota importante: Questa funzione è attualmente in fase di espansione e potrebbe non essere ancora disponibile in alcuni paesi. Se non riesci a trovare la tua autorità nella configurazione, significa che non è ancora disponibile per la tua proprietà.

Domande frequenti – Funzione di check-in degli ospiti

Cos'è la funzione Online Check-in?

La funzione Online Check-in (Advanced Check-in) in Holidu automatizza il processo di registrazione degli ospiti. Invia ai tuoi ospiti un modulo online dove possono fornire i dati richiesti, che vengono poi trasmessi automaticamente all'autorità locale competente. Non è più necessario inserire manualmente i dati nei sistemi governativi.

Perché devi farlo?

In molti paesi (Spagna, Italia, Portogallo, Germania e altri), gli host sono legalmente obbligati a raccogliere i dati degli ospiti e a trasmetterli alle autorità locali poco dopo il check-in. Questa normativa supporta la sicurezza, la tracciabilità e la conformità alle leggi locali. Il mancato rispetto di queste regole può comportare penalità o ammende. Avere un sistema affidabile in atto ti mantiene in conformità con le normative locali con il minimo sforzo.

Come benefici dal trasferimento automatico?

La funzione Online Check-in di Holidu automatizza completamente il processo. Ecco i tuoi vantaggi principali:

• Conformità legale con il minimo sforzo
• Trasferimento automatico dei dati degli ospiti all'autorità corretta
• Registro degli ospiti digitale che puoi scaricare in qualsiasi momento per ispezioni
• Promemoria integrati e comunicazione con gli ospiti
• Gratuito per gli host Holidu
• Gestione sicura e conforme alla privacy dei dati sensibili degli ospiti

Come configurarla?

Prima di attivare la funzione in Holidu, devi registrare la tua struttura presso l'autorità locale competente. Attualmente supportiamo Spagna, Portogallo e Germania, e stiamo lavorando per aggiungere l'Italia a breve.

Regione	Autorità	Linee guida
Spagna (esclusa Catalogna/Paesi Baschi)	SES.Hospedajes	Come connettersi a SES.Hospedajes
Catalogna	Mossos d'Esquadra	Connettersi a Mossos
Paesi Baschi	Ertzaintza	Connettersi a Ertzaintza
Portogallo	SIBA	Come connettersi a SEF/SIBA
Germania	AVS	Come connettersi a AVS
Italia	Alloggiati Web	Funzione Guest Check-in in Italia

Una volta che disponi delle tue credenziali, segui questo articolo per configurare la funzione Online Check-in.

Cosa fare se la connessione smette di funzionare?

Se la tua connessione all'autorità locale cessa di funzionare:

• Verifica che le tue credenziali siano ancora valide nella sezione "Account" di Holidu
• Se la password dell'autorità è scaduta, aggiornala manualmente in Holidu
• Una password scaduta può causare un trasferimento dati non riuscito
• Assicurati di verificare regolarmente lo stato della connessione
• Se il problema persiste, contatta il team di supporto di Holidu

Come connettere Ricestat al tuo account Chekin.io?

Se utilizzi Ricestat come sistema di gestione dati, puoi collegarlo al tuo account Chekin.io seguendo questi passaggi:

• Accedi al tuo account Chekin.io
• Vai alle impostazioni delle integrazioni
• Seleziona Ricestat come provider esterno
• Fornisci le tue credenziali Ricestat
• Autorizza la connessione tra i due sistemi
• Verifica che i dati vengano sincronizzati correttamente

Risoluzione dei problemi: credenziali errate per Ricestat

Se ricevi un errore relativo a credenziali errate per Ricestat:

• Verifica che il tuo nome utente e la tua password siano corretti in Ricestat
• Assicurati che il tuo account Ricestat sia attivo e in buono stato
• Se hai di recente modificato la tua password Ricestat, aggiorna le credenziali in Chekin.io
• Controlla se il tuo account Ricestat ha i permessi necessari per l'integrazione
• Prova a disconnettere e riconnettere l'integrazione
• Se il problema persiste, contatta il supporto di Ricestat e Holidu

Come funziona per gli ospiti?

Una volta completata la configurazione, ecco cosa possono aspettarsi i tuoi ospiti:

1. Dopo la prenotazione, l'ospite riceve un'email (o un messaggio) con un collegamento a un modulo di check-in online sicuro
2. L'ospite compila i dettagli per tutti i viaggiatori, inclusa la scansione di documenti (passaporto o carta d'identità). Questo deve essere ripetuto per ogni persona che viaggia con loro
3. I dati vengono quindi inviati in modo sicuro e archiviati nel sistema
4. Se un ospite non completa il modulo, vengono inviati promemoria automatici. Se comunque non si conforma, puoi compilare i dati per suo conto

⏰ Alle 23:00 del giorno del check-in, i dati dell'ospite vengono automaticamente inviati all'autorità competente.

Come scaricare il registro degli ospiti?

Per scaricare il tuo registro degli ospiti digitale:

1. Accedi alla funzione di check-in online
2. Accanto alla proprietà per cui desideri il registro, fai clic su "Dettagli"

Domande frequenti

Perché Holidu offre questa funzione?

La legge locale richiede agli host di registrare tutti gli ospiti presso le autorità locali. Questo strumento automatizza il processo, supporta la conformità legale e ti fa risparmiare tempo.

A quali autorità posso connettermi?

Dipende dalla tua regione: connettiti all'autorità specifica per il tuo paese e regione.

La registrazione presso le autorità è obbligatoria?

Sì.

Posso utilizzare questa funzione per tutti i tipi di prenotazioni?

Solo le prenotazioni create attraverso canali supportati da Holidu sono idonee. Le prenotazioni manuali e gli import basati su iCal non sono supportati.

Posso inviare i dati degli ospiti da prenotazioni precedenti?

No. Il modulo online viene attivato solo per prenotazioni future. Le prenotazioni effettuate prima dell'abilitazione della connessione con la polizia non sono coperte. Dovrai registrare quelle manualmente nel portale dell'autorità.

Quali dati degli ospiti vengono raccolti e inviati?

Dettagli personali (nome, data di nascita, nazionalità, tipo/numero di ID, ecc.). Solo i dati minimi richiesti sono visibili all'host (nome, età). I dati completi vengono inviati in modo sicuro alle autorità.

Avrò accesso ai dati degli ospiti?

Mostriamo solo i nomi e l'età degli ospiti, che sono le informazioni richieste per il registro degli ospiti. Non mostriamo informazioni aggiuntive come i numeri di ID.

Cosa succede se gli ospiti forniscono le loro informazioni e poi annullano la prenotazione?

Se l'ospite annulla la prenotazione, i dati non verranno inviati alle autorità.

Riceverò una notifica quando gli ospiti forniscono i loro dati?

Non inviamo notifiche. Tuttavia, puoi vedere se gli ospiti hanno fornito i loro dati per ogni prenotazione.

I bambini devono essere registrati?

Sì, tutti gli ospiti devono essere registrati indipendentemente dall'età. Per i minori spagnoli sotto i 14 anni, la carta d'identità e la firma non sono richieste, ma deve essere registrato il rapporto dell'adulto responsabile.

Cosa succede se gli ospiti non completano il modulo?

Riceveranno un promemoria automatico 5 giorni prima dell'arrivo. Se rimane comunque incompleto, puoi:

• Compilare manualmente il modulo in presenza dell'ospite
• Rinviare il collegamento

I dati devono essere inviati prima delle 23:00 del giorno del check-in per beneficiare della connessione automatizzata.

Posso compilare il modulo per i miei ospiti?

Sì, direttamente dalla schermata dei dettagli della prenotazione. Puoi anche scansionare la loro carta d'identità o inserire i dati manualmente durante il check-in.

Posso modificare i dati dopo l'invio?

No. Una volta inviati all'autorità, i dati non possono essere modificati. Se c'è un errore, contatta il supporto di Holidu o reinserisci i dati manualmente direttamente nel portale dell'autorità.

Quando vengono inviati i dati all'autorità?

Automaticamente alle 23:00 del giorno del check-in. Gli host sono responsabili di assicurare che i dati siano completi prima di questa ora.

I collaboratori hanno accesso a questa funzione?

No. Solo gli account primari (con diritti di editor) possono configurare le connessioni. I collaboratori possono vedere il modulo nei dettagli della prenotazione ma non possono attivarlo o gestirlo.