⚠️ Nota importante: Questa funzione è attualmente in fase di espansione e potrebbe non essere disponibile in tutti i paesi. Se non riuscite a trovare la vostra autorità nel menu di configurazione, significa che la funzione non è ancora disponibile nel vostro paese.

Domande frequenti – Funzione di check-in degli ospiti

Cos'è la funzione di check-in online?

La funzione di check-in online automatizza il processo di registrazione degli ospiti presso le autorità locali. Anziché compilare manualmente i moduli governativi, Holidu invia ai vostri ospiti un form online dove possono fornire i dati richiesti, che vengono poi trasmessi automaticamente all'autorità competente.

Perché è necessario farlo?

In molti paesi (Spagna, Italia, Portogallo, Germania e altri), gli host sono legalmente obbligati a raccogliere le informazioni degli ospiti e a trasmetterle alle autorità locali poco dopo il check-in. Questa normativa supporta sicurezza, tracciabilità e conformità alle leggi locali. Il mancato rispetto di queste regole può portare a sanzioni o multe.

Quali sono i vantaggi del trasferimento automatico?

La funzione di check-in online offre diversi vantaggi significativi:

• Conformità legale con il minimo sforzo
• Trasferimento automatico dei dati degli ospiti all'autorità corretta
• Registro ospiti digitale scaricabile in qualsiasi momento per ispezioni
• Promemoria automatici e comunicazione con gli ospiti
• Completamente gratuito per gli host Holidu
• Gestione sicura e conforme alla privacy dei dati sensibili degli ospiti

Come configurarla?

Prima di attivare la funzione in Holidu, è necessario registrare la vostra struttura presso l'autorità locale competente. Attualmente supportiamo Spagna, Portogallo e Germania, e stiamo lavorando per aggiungere l'Italia presto.

Regione	Autorità	Guida
Spagna (esclusa Catalogna/Paesi Baschi)	SES.Hospedajes	Come collegarsi a SES.Hospedajes
Catalogna	Mossos d'Esquadra	Collegamento a Mossos
Paesi Baschi	Ertzaintza	Collegamento a Ertzaintza
Portogallo	SIBA	Come collegarsi a SEF/SIBA
Germania	AVS	Come collegare la vostra struttura ad AVS
Italia	Alloggiati Web	Funzione di check-in per ospiti in Italia Rapporto statistico in Italia

Una volta ottenute le vostre credenziali, seguite questo articolo per configurare la vostra funzione di check-in online.

Cosa fare se la connessione smette di funzionare?

Se la vostra connessione all'autorità smette di funzionare, verificate innanzitutto che le vostre credenziali siano ancora valide e che non siano scadute. Se le credenziali dell'autorità cambiano o scadono, dovrete aggiornarle manualmente in Holidu. Le password scadute possono causare il fallimento del trasferimento dei dati. Verificate sempre lo stato della connessione nella sezione "Account".

Come collegare Ricestat al vostro account Chekin.io?

Se state utilizzando Ricestat per la raccolta dei dati degli ospiti, potete collegarla al vostro account Chekin.io per sincronizzare automaticamente le informazioni. Consulta la documentazione fornita da Ricestat e Chekin.io per i passaggi dettagliati di configurazione, oppure contatta il nostro team di supporto per assistenza.

Risoluzione dei problemi: credenziali errate per Ricestat

Se ricevete un errore relativo a credenziali errate per Ricestat, verificate che:

• Il nome utente e la password siano corretti
• Le credenziali non siano scadute
• L'account Ricestat sia attivo e in buone condizioni
• Abbiate i permessi appropriati per accedere a Ricestat

Se il problema persiste, contattate il supporto Holidu fornendo i dettagli dell'errore.

Come funziona per gli ospiti?

Una volta completata la configurazione, ecco cosa aspettarsi:

1. Dopo la prenotazione, il vostro ospite riceve un'email (o un messaggio) con un collegamento a un form di check-in online sicuro.
2. L'ospite completa i dettagli per tutti i viaggiatori, inclusa la scansione di documenti (passaporto o carta d'identità). Questo deve essere ripetuto per ogni persona che viaggia con loro.
3. I dati vengono quindi inviati in modo sicuro e archiviati nel sistema.
4. Se un ospite non compila il form, vengono inviati promemoria automatici. Se continua a non conformarsi, potete compilare i dati al loro posto.

⏰ Alle 23:00 del giorno del check-in, i dati dell'ospite vengono automaticamente inviati all'autorità competente.

Come scaricare il registro ospiti?

Ecco i passaggi per scaricare il vostro registro ospiti:

1. Andate alla funzione di check-in online.
2. Accanto alla struttura per cui desiderate il registro ospiti, fate clic su "Dettagli".

Domande frequenti

Perché Holidu offre questa funzione?

La legge locale richiede agli host di registrare tutti gli ospiti presso le autorità locali. Questo strumento automatizza il processo, supporta la conformità legale e vi fa risparmiare tempo.

A quali autorità posso connettermi?

Dipende dalla vostra regione: collegatevi all'autorità specifica per il vostro paese e regione, come indicato nella tabella di cui sopra.

La registrazione presso le autorità è obbligatoria?

Sì.

Posso utilizzare questa funzione per tutti i tipi di prenotazioni?

Solo le prenotazioni create tramite canali supportati da Holidu sono idonee. Le prenotazioni manuali e le importazioni basate su iCal non sono supportate.

Posso inviare i dati degli ospiti da prenotazioni precedenti?

No. Il form online viene attivato solo per prenotazioni future. Le prenotazioni effettuate prima dell'abilitazione della connessione di polizia non sono coperte. Dovrete registrare quelle manualmente nel portale della vostra autorità.

Quali dati degli ospiti vengono raccolti e inviati?

Dettagli personali (nome, data di nascita, nazionalità, tipo/numero di documento di identità, ecc.). Solo i dati minimi richiesti sono visibili all'host (nome, età). I dati completi vengono inviati in modo sicuro alle autorità.

Avrò accesso ai dati degli ospiti?

Mostriamo solo i nomi e l'età degli ospiti, che sono le informazioni richieste per il registro ospiti. Non mostriamo informazioni aggiuntive come i numeri di documento.

Cosa succede se gli ospiti forniscono le loro informazioni e poi annullano la prenotazione?

Se l'ospite annulla la prenotazione, i dati non verranno inviati alle autorità.

Riceverò una notifica quando gli ospiti forniscono i loro dati?

Non inviamo notifiche. Tuttavia, potete vedere se gli ospiti hanno fornito i loro dati per ogni loro prenotazione.

I bambini devono essere registrati?

Sì, tutti gli ospiti devono essere registrati indipendentemente dall'età. Per i minori spagnoli sotto i 14 anni, il documento d'identità e la firma non sono richiesti, ma deve essere registrata la relazione dell'adulto responsabile.

Cosa succede se gli ospiti non completano il form?

Riceveranno un promemoria automatico 5 giorni prima dell'arrivo. Se rimane incompleto, potete:

• Compilare manualmente il form in presenza dell'ospite
• Rinviare il collegamento

I dati devono essere inviati prima delle 23:00 del giorno del check-in per beneficiare della connessione automatizzata.

Posso compilare il form per i miei ospiti?

Sì, direttamente dalla schermata dei dettagli della prenotazione. Potete anche scansionare il loro documento d'identità o inserire i dati manualmente durante il check-in.

Posso modificare i dati dopo l'invio?

No. Una volta inviati all'autorità, i dati non possono essere modificati. Se c'è un errore, contattate il supporto Holidu o reinserite i dati manualmente nel portale della vostra autorità direttamente.

Quando vengono inviati i dati all'autorità?

Automaticamente alle 23:00 del giorno del check-in. Gli host sono responsabili di garantire che i dati siano completi prima di questo orario.

I collaboratori hanno accesso a questa funzione?

No. Solo gli account principali (con diritti di editor) possono configurare le connessioni. I collaboratori possono visualizzare il form nei dettagli della prenotazione ma non possono attivarlo o gestirlo.

Cosa succede se le credenziali della mia autorità cambiano o scadono?

Dovrete aggiornarle manualmente in Holidu. Le password scadute possono causare il fallimento del trasferimento dei dati. Verificate sempre lo stato della connessione nella sezione "Account".

Il registro ospiti è legalmente richiesto?

Sì. Il registro ospiti funge da log digitale per i controlli di polizia e deve essere conservato per 3 anni, secondo il Real Decreto 933/2021.

Funziona per strutture multiple?