Come configurare e gestire la funzione di check-in online

Questa guida spiega come configurare la funzione di Check-in Online (Check-in avanzato) dal tuo portale Holidu e come gestirla correttamente. La funzione è costruita sulla competenza normativa locale dei team regionali di Holidu, quindi puoi rimanere conforme senza dover imparare il processo di ogni autorità da zero.

1. Registrazione presso il portale governativo responsabile

Prima di attivare la funzione in Holidu, devi registrare la tua struttura presso l'autorità locale competente. Di seguito troverai i link per tutti i paesi e le regioni supportati:

Regione	Autorità	Linee guida
Spagna (esclusa Catalogna/Paesi Baschi)	SES.Hospedajes	Come connettersi a SES.Hospedajes
Catalogna	Mossos d'Esquadra	Connettersi a Mossos
Paesi Baschi	Ertzaintza	Connettersi a Ertzaintza
Portogallo	SIBA	Come connettersi a SEF/SIBA
Germania	AVS	Come collegare la tua proprietà ad AVS
Italia	Alloggiati Web	Funzione di check-in ospiti in Italia | Rendicontazione statistica in Italia

Questo passaggio è obbligatorio prima di continuare. Una volta registrato, riceverai un nome utente, una password e in alcuni casi un codice locatario o struttura, che inserirai nel tuo account Holidu per configurare la connessione.

2. Come collegare la tua proprietà all'autorità utilizzando la funzione di check-in online

1. Dal tuo app Holidu, vai al menu laterale sinistro, fai clic su "Strumenti" e seleziona "Check-in online".

1. Vedrai l'elenco delle tue proprietà. Fai clic sul pulsante "Configura" accanto alla proprietà che desideri collegare alla polizia o all'autorità.

1. Una schermata mostrerà l'elenco delle tue proprietà, incluso lo stato di connessione per ciascuna. Fai clic sulla proprietà specifica che desideri collegare.

1. Completa il modulo con i dettagli del paese in cui si trova la proprietà.

1. Scorri verso il basso, fai clic su "Attiva l'invio automatico alla polizia", seleziona l'autorità corretta e inserisci il tuo nome utente, la password e tutte le credenziali richieste nei campi. Non utilizzare le tue credenziali Holidu qui — usa le credenziali di accesso che hai ricevuto dalla tua autorità.

1. Fai clic su "Convalida".
2. Una volta attivato con successo, fai clic su "Salva modifiche" alla fine del modulo.
3. Se non viene visualizzato alcun messaggio di errore, la tua proprietà è ora collegata all'autorità responsabile.
4. Per evitare errori, assicurati di quanto segue:
   • Utilizza il codice fiscale dell'host corretto. Questo è il tuo numero di identificazione o il NIE se non sei spagnolo.
   • Inserisci il numero completo di ID o NIE, inclusi tutti gli zeri.
   • Utilizza le credenziali di accesso ricevute dalla tua autorità locale — non il tuo accesso Holidu.
5. Ora puoi chiudere il modulo e vedere che la connessione è attiva.

3. Come funziona?

Una volta completata la configurazione, il sistema funziona automaticamente. Ecco cosa aspettarsi:

3.1 Processo per l'ospite

Una volta completata la configurazione, ecco cosa aspettarsi:

1. Dopo la prenotazione, il tuo ospite riceve un'email (o messaggio) con un link a un modulo di check-in online sicuro.

1. L'ospite compila i dettagli per tutti i viaggiatori, inclusa la scansione dei documenti (passaporto o carta d'identità). Questo deve essere ripetuto per ogni persona che viaggerà con loro.
2. I dati vengono quindi inviati in modo sicuro e archiviati nel sistema.
3. Se un ospite non compila il modulo, vengono inviate ricordanze automatiche. Se ancora non si conformano, puoi compilare i dati per loro conto.

⏰ Alle 23:00 del giorno del check-in, i dati dell'ospite vengono automaticamente inviati all'autorità competente.

3.2 Come riconoscere lo stato nella pagina di prenotazione

Nei dettagli della prenotazione, lo stato di ciascuna prenotazione è mostrato come segue:

Stato	Descrizione
Iniziato, ma mancano dati	Qui puoi vedere se i tuoi ospiti hanno già iniziato il processo. Finché non è completato per ogni persona che viaggia con loro, lo stato verrà mostrato come incompleto.
Dati ospite completi ma non ancora trasferiti (perché la data di check-in è nel futuro)
Dati ospite trasferiti con successo all'autorità
Errore nella segnalazione dei dati	Se si è verificato un errore con il trasferimento dei dati, vedrai questo messaggio. Di seguito condividiamo alcuni consigli su come risolvere il problema da solo.

3.3 Risoluzione dei problemi

Problema	Cosa fare
⚠️ Dati incompleti o mancanti	Ricorda agli ospiti o compila manualmente il modulo tramite la vista dei dettagli della prenotazione. 5 giorni prima del check-in i tuoi ospiti riceveranno un promemoria automatico con un link al modulo di check-in di nuovo.
❌ Errore nel trasferimento dei dati	Controlla che le credenziali che hai aggiunto nel tuo account Holidu siano corrette. Se hai già verificato e l'errore persiste, contatta l'assistenza per aiutarti a risolvere il problema.

4. Come scaricare il registro degli ospiti

1. Vai alla funzione di check-in online.
2. Accanto alla proprietà per cui desideri il registro degli ospiti, fai clic su "Dettagli".

1. Nell'area in alto del pop-up che si apre, trova la prenotazione con il nome dell'ospite principale, fai clic su di essa, quindi fai clic su "Scarica tutto".

5. Come compilare manualmente i dati dell'ospite

1. Una volta nella finestra di Check-in online, fai clic sulla scheda prenotazioni.

1. Vedrai l'elenco delle prenotazioni, identificate dal nome dell'ospite principale. C'è anche una colonna che mostra lo stato dei dati e il trasferimento.

1. Se fai clic su "Informazioni stato", mostrerà il significato di ogni icona in base al suo colore.

1. Fai