Cosa dovrei fare se non riesco a contattare il mio ospite?

Comunicare con gli ospiti prima dell'arrivo è fondamentale per garantire un check-in senza intoppi. Se stai riscontrando difficoltà nel contattare il tuo ospite, questa guida ti aiuterà a navigare le diverse piattaforme di prenotazione e a trovare le soluzioni migliori.

Come contattare gli ospiti prima dell'arrivo

Passo 1: Localizza la prenotazione nel tuo account Holidu

• Accedi al tuo account Holidu
• Vai alla scheda Prenotazioni
• Utilizza i filtri o la ricerca per trovare la prenotazione rilevante

Passo 2: Identifica il canale di prenotazione

Prima di contattare l'ospite, è importante sapere da quale piattaforma proviene la prenotazione. I canali di prenotazione principali sono:

• Airbnb
• Booking.com
• Holidu
• Altri canali

Passo 3: Contatta l'ospite in base al canale

Prenotazioni da Airbnb e Booking.com

Per le prenotazioni effettuate tramite Airbnb o Booking.com, è importante sapere che l'email personale dell'ospite potrebbe non essere disponibile. Queste piattaforme mantengono private le informazioni personali degli ospiti e utilizzano il loro sistema di messaggistica interno per la comunicazione. Gli ospiti non sono tenuti a fornire il loro indirizzo email privato.

In questi casi, prova a contattare l'ospite utilizzando:

• Il numero di telefono disponibile
• WhatsApp (se il numero è stato fornito)
• Il sistema di messaggistica interno della piattaforma

Prenotazioni da Holidu e altri canali

Per le prenotazioni effettuate direttamente tramite Holidu o attraverso altri canali, i dettagli di contatto dell'ospite (telefono ed email) sono visibili per impostazione predefinita.

Dettagli ospite non visibili

Se i dettagli dell'ospite non sono visibili nel tuo account:

• Verifica se la prenotazione proviene da Airbnb o Booking.com, poiché queste piattaforme mascherano gli indirizzi email personali
• Se sei un nuovo ospite senza check-in confermati, le informazioni dell'ospite saranno mascherate fino a 2 giorni prima del check-in
• L'email personale sarà visibile solo se l'ospite ha completato il modulo di arrivo di Holidu

Se non riesci a raggiungere l'ospite

Prova più metodi di contatto

Gli ospiti potrebbero rispondere più rapidamente attraverso un canale piuttosto che un altro. Prova a contattarli attraverso:

• WhatsApp: Invia un breve messaggio educato
• Chiamata telefonica: Se non ricevi risposta su WhatsApp, prova a chiamare direttamente
• Email: Se disponibile, segui con un'email

Suggerimento per il messaggio

Mantieni il tuo messaggio amichevole e conciso. Per esempio:

"Ciao [Nome Ospite], sono [Tuo Nome] dalla [Nome Proprietà]. Volevo solo confermare l'ora del tuo arrivo. Per favore, fami sapere quando puoi. Non vedo l'ora di accoglierti!"

Contatta il nostro team di supporto

Se hai provato tutti i metodi disponibili e il check-in è entro i prossimi 7 giorni, contatta il nostro Team di Supporto utilizzando il nostro modulo di contatto.

Il nostro team:

• Verificherà i dettagli della prenotazione
• Contatterà l'ospite direttamente se necessario
• Potrà contattare l'ospite attraverso la piattaforma dove è stata effettuata la prenotazione (ad esempio, Booking.com o Airbnb)

Considerazioni importanti

• Mascheramento dei dati: I dettagli degli ospiti vengono temporaneamente mascherati per gli host che non hanno ancora completato un check-in confermato. Questi saranno rilasciati 2 giorni prima del check-in. Dopo aver completato il primo check-in con successo, i dettagli dell'ospite non saranno più mascherati per le future prenotazioni
• Verifica dell'account: La verifica completa dell'account è necessaria per ricevere i pagamenti per tutte le prenotazioni
• Email personale da Airbnb e Booking.com: L'email personale dell'ospite potrebbe non essere disponibile se l'ospite non ha completato il modulo di arrivo
• Raccolta dati: Holidu non è obbligato a raccogliere informazioni personali degli ospiti per conto dell'host. Se hai bisogno di questi dettagli per scopi di registrazione, ti suggeriamo di contattare direttamente gli ospiti

Migliori pratiche per evitare lacune nella comunicazione

Per ridurre il rischio che gli ospiti siano non responsivi in futuro, consigliamo di:

1. Invia istruzioni di arrivo chiare in anticipo

Assicurati che gli ospiti conoscano:

• L'ora del check-in
• La posizione della proprietà
• I dettagli di accesso

2. Utilizza messaggi automatizzati

Invia promemoria amichevoli prima dell'arrivo per confermare gli orari o condividere i codici di accesso. Holidu offre la funzione di messaggi automatizzati per aiutarti.

3. Abilita il self check-in quando possibile

Questo aiuta a evitare stress dell'ultimo minuto se la comunicazione è ritardata. Consulta le opzioni disponibili nel tuo account Holidu.

4. Chiedi agli ospiti di confermare l'ora di arrivo

Invia un semplice messaggio 2-3 giorni prima del check-in per assicurarti che tutti siano allineati sugli orari e i dettagli.

5. Aggiungi informazioni nella sezione dedicata

Assicurati di aggiungere tutte le informazioni importanti nella sezione Guest Arrival Information nel tuo account Holidu, accessibile da Configuration.

Riepilogo

Contattare gli ospiti prima dell'arrivo è essenziale per garantire un'esperienza positiva. Seguendo questi passaggi e le migliori pratiche, potrai ridurre significativamente i problemi di comunicazione e assicurarti che il check-in avvenga senza problemi. Se tutto il resto fallisce e hai provato tutti i metodi disponibili, il nostro team di supporto è qui per aiutarti.