Come contattare l'ospite prima dell'arrivo

Comunicare con gli ospiti prima del check-in è fondamentale per garantire un soggiorno senza intoppi. Questo articolo spiega come contattare i tuoi ospiti prima dell'arrivo se hai prenotazioni su Airbnb, Booking.com o Holidu, quali dati di contatto sono visibili per ciascun canale e cosa fare se non riesci a raggiungere l'ospite.

Usa la Messaggistica Ospiti come canale principale

La funzione Messaggistica Ospiti di Holidu raccoglie tutte le conversazioni con i tuoi ospiti in un'unica casella, indipendentemente dal fatto che la prenotazione provenga da Airbnb, Booking.com o Holidu. È il modo più rapido e affidabile per entrare in contatto con l'ospite prima dell'arrivo.

Come accedere:

• Vai su Messaggi → Posta in arrivo nel menu di navigazione per visualizzare tutte le conversazioni.
• In alternativa, apri una prenotazione nella scheda Prenotazioni e clicca sul link ai messaggi nei dettagli della prenotazione per accedere direttamente alla conversazione con quell'ospite.

Assistente AI: l'Assistente AI è incluso senza costi aggiuntivi e risponde automaticamente alle domande più comuni degli ospiti su check-in, servizi, indicazioni stradali e altro, in base agli argomenti che hai assegnato nelle Impostazioni di gestione. I messaggi vengono inoltre tradotti automaticamente tra la tua lingua e quella dell'ospite, così la lingua non diventa un ostacolo. Puoi intervenire in qualsiasi conversazione in qualsiasi momento o modificare gli argomenti gestiti dall'AI quando vuoi.

Dati di contatto dell'ospite in base al canale

La Messaggistica Ospiti funziona su tutti i canali di prenotazione. Tuttavia, a seconda della fonte della prenotazione, i dati di contatto aggiuntivi, come il numero di telefono o l'indirizzo email personale, possono essere visibili oppure mascherati.

Per le prenotazioni provenienti da Airbnb e Booking.com, l'indirizzo email personale dell'ospite viene mantenuto riservato dalle piattaforme. L'email personale diventa visibile solo quando l'ospite compila il modulo di arrivo di Holidu.

Nuovi host: se non hai ancora completato il primo check-in confermato, i dati di contatto dell'ospite restano mascherati fino a 2 giorni prima dell'arrivo. Dopo il primo check-in andato a buon fine, questa limitazione viene rimossa per tutte le prenotazioni future.

Cosa fare se non riesci a contattare l'ospite

Se l'ospite non risponde, prova questi metodi in ordine:

1. Messaggistica Ospiti (Messaggi → Posta in arrivo): è sempre il primo passo migliore, indipendentemente dal canale di prenotazione.
2. WhatsApp: invia un messaggio breve e cortese, se disponibile.
3. Chiamata telefonica: provala se non ricevi risposta su WhatsApp.
4. Email: invia un follow-up, se l'indirizzo è disponibile.

Suggerimento: mantieni il messaggio gentile e conciso. Ecco un esempio:

"Ciao [Nome ospite], sono [Il tuo nome] di [Nome della struttura]. Volevo solo confermare l'orario del tuo arrivo. Fammi sapere quando puoi. Non vediamo l'ora di accoglierti!"

Se il check-in è previsto entro i prossimi 7 giorni e non hai ricevuto risposta da nessun canale, contatta il nostro team di supporto tramite il modulo di contatto. Potremo verificare i dettagli della prenotazione e, se necessario, aiutarti a raggiungere l'ospite tramite il canale di prenotazione originale.

Buone pratiche per evitare problemi di comunicazione

1. Scrivi all'ospite con anticipo tramite la Messaggistica Ospiti. Un messaggio di benvenuto qualche giorno prima dell'arrivo crea un clima positivo e conferma i dettagli principali. L'Assistente AI può rispondere automaticamente alle domande successive.
2. Invia istruzioni di arrivo chiare in anticipo. Assicurati che l'ospite conosca l'orario di check-in, la posizione e le modalità di accesso. Puoi scoprire come aggiungere le informazioni sull'arrivo consultando l'articolo dedicato nel Centro assistenza.
3. Usa i messaggi automatici. I messaggi automatici di Guest Connect funzionano insieme alla Messaggistica Ospiti: quando un ospite risponde a un messaggio programmato, l'Assistente AI può proseguire la conversazione. Trovi maggiori dettagli nell'articolo sui messaggi automatici.
4. Attiva il self check-in quando possibile. In questo modo eviti stress dell'ultimo minuto se la comunicazione subisce ritardi.
5. Chiedi all'ospite di confermare l'orario di arrivo 2-3 giorni prima. Un breve messaggio aiuta a mantenere tutti allineati.

Holidu non è tenuta a raccogliere per tuo conto i dati personali degli ospiti. Se hai bisogno di queste informazioni per la registrazione obbligatoria, contatta direttamente gli ospiti. Il nostro team di supporto in lingua locale è disponibile 7 giorni su 7: se hai bisogno di aiuto, scrivici tramite il modulo di contatto.