Il mio ospite richiede una fattura, cosa devo fare?

Introduzione

Se un ospite ti chiede una fattura o una ricevuta per il suo soggiorno, sei tu come host a essere responsabile del rilascio del documento. Holidu non può emettere fatture agli ospiti perché non siamo il proprietario legale o il fornitore del servizio di alloggio. Forniamo solo fatture di commissione a te, come proprietario o gestore della proprietà.

Perché devo emettere una fattura?

Holidu facilita il pagamento tra l'ospite e te, l'host. Anche se deduciamo la nostra commissione prima del tuo pagamento, legalmente rimani il fornitore del servizio e quindi sei responsabile dell'emissione di fatture o ricevute ai tuoi ospiti.

Punti importanti:

• Le fatture devono riflettere l'importo completo pagato dall'ospite (prima della commissione Holidu)
• Emetti le fatture solo dopo il check-in dell'ospite, una volta confermato il pagamento
• Le norme fiscali locali possono differire; consulta un commercialista se hai dubbi

Sono obbligato legalmente a emettere fatture?

Sì. Nella maggior parte dei paesi, sei obbligato legalmente a fornire agli ospiti una fattura o una ricevuta per il loro soggiorno. Holidu facilita solo il pagamento e non è il fornitore legale dell'alloggio, il che significa che tu, come host o gestore della proprietà, rimani completamente responsabile della fatturazione.

Per gli host professionali che operano con un numero di partita IVA valido, l'emissione di una fattura al termine di ogni soggiorno è obbligatoria, indipendentemente dal fatto che l'ospite la richieda specificamente. Ciò garantisce il rispetto delle normative fiscali e contabili locali.

Cos'è lo strumento Fattura Ospite?

Per semplificare le cose, Holidu fornisce lo Strumento Fattura Ospite, disponibile nel tuo account host. Questo strumento consente ai host di creare facilmente fatture legalmente conformi direttamente attraverso il loro account Holidu.

Caratteristiche principali

• Creazione autonoma di fatture: Genera, modifica ed emetti fatture per ogni prenotazione confermata
• Conforme legalmente: Lo strumento supporta il rispetto delle norme fiscali locali e dell'UE
• Flusso di lavoro flessibile: Inizia con una bozza, rivedi i dettagli ed emetti quando pronto
• Servizi aggiuntivi: Crea fatture aggiuntive per extra come pasti, trasferimenti o e-bike

Nota importante: Una volta emessa, una fattura non può essere modificata o emendata. Se non sei sicuro, scegli "Salva e chiudi" per mantenerla come bozza. Una volta selezionato "Salva ed emetti", diventa definitiva e immutabile. Per correggere un errore, devi annullare la fattura ed emetterne una nuova.

Dove trovare lo Strumento Fattura Ospite

Puoi accedervi in due modi:

Opzione 1

1. Accedi al tuo account Holidu. Se gestisci più proprietà, seleziona quella associata alla prenotazione
2. Vai a Altro (angolo in alto a destra)
3. Quindi seleziona Fatture Ospite

Opzione 2

1. Accedi al tuo account Holidu. Se gestisci più proprietà, seleziona quella associata alla prenotazione
2. Vai alla sezione Prenotazioni sul lato sinistro dello schermo. Quindi seleziona la prenotazione che desideri fatturare
3. Sotto I miei guadagni, fai clic su Crea una fattura per i tuoi ospiti

Come configurare le impostazioni della fattura ospite

Per garantire che le tue fatture siano professionali e rispettino i requisiti fiscali locali, puoi personalizzare i tuoi dettagli e le preferenze di visualizzazione nella sezione Impostazioni del tuo dashboard.

Aggiorna il tuo profilo host e aziendale

Assicurati che le tue informazioni di contatto e legali siano accurate, poiché vengono utilizzate per identificarti sulla fattura.

• Dettagli host: Verifica che il tuo nome, email e nome aziendale siano corretti
• Indirizzo: Questo è il tuo indirizzo legale aziendale o indirizzo di residenza principale. Fai clic su Modifica per aggiornare il nome della strada, il codice postale e la città

Personalizza le impostazioni di visualizzazione delle fatture

Puoi controllare esattamente quali informazioni i tuoi ospiti vedono sulle loro fatture attivando/disattivando le seguenti opzioni in Impostazioni fattura:

• Mostra IVA: Attiva se sei un'azienda registrata e hai bisogno di visualizzare l'IVA sulle fatture
• Dettagli a piè di pagina: Puoi scegliere se mostrare o nascondere il tuo Numero IVA, Codice Fiscale Personale o IBAN nel piè di pagina del documento
• Testo legale a piè di pagina: Utilizza la casella di testo per aggiungere un "Valore predefinito" personalizzato per il tuo piè di pagina legale (ad esempio, un messaggio di ringraziamento o un disclaimer legale specifico richiesto dalla tua regione)

Come creare una fattura - Guida passo dopo passo

Passaggio 1: Seleziona i dettagli della prenotazione

Scegli l'ID prenotazione rilevante e la lingua preferita (inglese o tedesco).

Passaggio 2: Aggiungi le informazioni dell'ospite

Inserisci l'indirizzo di fatturazione dell'ospite e il numero di partita IVA (se applicabile).

Passaggio 3: Rivedi e personalizza

Il sistema visualizzerà automaticamente i dettagli della prenotazione come date, nome della proprietà e importo totale. Puoi anche aggiungere un messaggio personalizzato nel Piè di pagina legale. Il messaggio aggiunto nel piè di pagina legale apparirà sulla fattura.

Passaggio 4: Finalizza la fattura

• Annulla: Scarta la bozza
• Salva e chiudi: Mantieni come bozza per modifiche successive
• Salva ed emetti: Finalizza la fattura. Una volta emessa, non può essere modificata

Passaggio 5: Scarica e invia

La fattura emessa può essere scaricata come PDF e inviata manualmente al tuo ospite.

Automatizza il tuo flusso di lavoro

Nelle impostazioni automatiche del numero di fattura, puoi scegliere di:

• Abilitare la generazione automatica: Attiva questa opzione per fare in modo che il sistema assegni automaticamente un numero univoco a ogni nuova fattura, risparmiando tempo nella tenuta dei registri manuali

Fatturazione per servizi aggiuntivi

Per fatturare servizi aggiuntivi oltre al soggiorno dell'ospite, crea prima la Fattura per il soggiorno, quindi genera una Fattura aggiuntiva separata per gli extra.

Codice fiscale personale per host tedeschi

Per gli host in Germania, è importante notare che il Codice Fiscale Personale (SteuerID/IdNr.) non deve essere visualizzato (questa informazione non verrà trasferita automaticamente a tutte le fatture, ma il campo sarà vuoto). Il numero corretto da utilizzare è il Numero fiscale (Steuernummer).

Ecco come puoi configurare il numero fiscale (Steuernummer) in modo che tutte le fatture lo includano:

1. Vai a Impostazioni sotto Fatture nello Strumento Fattura Ospite
2. Individua il campo Numero fiscale (Steuernummer)
3. Fai clic su Modifica
4. Inserisci manualmente il Numero fiscale (Steuernummer) valido
5. Salva le impostazioni

Una volta salvato, questo numero apparirà per impostazione predefinita nel modulo fattura.

Promemoria importanti

• Emetti sempre fatture per l'importo completo pagato dall'ospite
• Emetti solo dopo il check-in
• La commissione di Holidu viene detratta prima del pagamento, ma deve comunque apparire nell'importo totale
• Se una prenotazione viene cancellata, gli ospiti possono richiedere una fattura di cancellazione
• Holidu fornisce lo strumento, ma rimani il emittente ufficiale di tutte le fatture

Domande frequenti

Sono legalmente obbligato a emettere fatture?

Sì. Nella maggior parte dei paesi sei obbligato. Holidu raccoglie solo i pagamenti, la fatturazione è tua responsabilità.

Posso includere extra come cibo o e-bike?

Sì! Utilizza l'opzione "Fattura aggiuntiva".

Cosa faccio se commetto un errore?

Puoi annullare la fattura ed emetterne una nuova. Una volta emessa, non può essere modificata.