Check-in degli ospiti

Il valore del pre-check-in

La gestione del check-in negli affitti brevi inizia ben prima dell’arrivo degli ospiti. Per svolgere correttamente il pre-check-in è necessario abbinare un’ottima comunicazione con il cliente e una perfetta preparazione dell’appartamento. 

La comunicazione digitale

Qualche giorno prima dell’arrivo dell’ospite è buona norma mandare un messaggio di benvenuto in cui si conferma l’indirizzo esatto dell’abitazione, possibilmente inviando la posizione su Google Maps, e le informazioni su come effettuare il check-in. In particolare, se gestisci la tua attività di affitti brevi con il self check-in, il messaggio di benvenuto rappresenta l’occasione giusta per fornire tutte le istruzioni necessarie. A questo proposito, va ricordato che con la recente normativa sui check-in l’host può utilizzare il self check-in esclusivamente a seguito di un riconoscimento con sistemi digitali, come una videochiamata o l’utilizzo di piattaforme specifiche. Per evitare fraintendimenti, crea una guida digitale in cui spieghi le varie fasi previste per il ritiro delle chiavi o per l’ottenimento dei codici di sblocco. La guida al check-in di una casa vacanze è uno strumento prezioso per l’host e per l’ospite. Al suo interno, infatti, potrai inserire:

• Le credenziali per l’accesso al Wi-Fi
• Le indicazioni su come effettuare la raccolta differenziata
• I luoghi di interesse che si trovano nelle vicinanze, dai ristoranti ai bar, dai supermercati ai monumenti. Per un lavoro privo di punti deboli, inserisci le posizioni GPS dei vari punti di interesse
• I numeri di emergenza da chiamare in caso di problemi, compreso il tuo e quello di un eventuale tuo collaboratore
• Una mappa contenente le informazioni su dove sono posizionati i dispositivi di sicurezza, come gli estintori, i rilevatori di monossido e il kit di primo soccorso
• L’orario di check-out e le istruzioni per restituire le chiavi.

La preparazione della casa

Prima dell’orario di arrivo pattuito con l’ospite, accertati che la casa sia impeccabile da ogni punto di vista. Per essere sicuro di non lasciare nulla al caso, compila una checklist per il check-in della casa vacanze con tutto ciò che devi ricordare:

• Controllo degli impianti: verifica il funzionamento degli elettrodomestici, della caldaia e dei sistemi di riscaldamento e di raffreddamento. Controlla, inoltre, il buono stato delle lampadine e che la connessione Wi-Fi funzioni correttamente
• Asciugamani: fornisci agli ospiti un kit composto da tre asciugamani, contenente un telo doccia grande, un asciugamano viso medio e un asciugamano piccolo
• Bagno: assicurati di mettere a disposizione due rotoli di carta igienica per ciascun ospite, oltre a verificare che siano disponibili sufficienti scorte di sapone, detersivi e prodotti per l’igiene personale
• Lenzuola: la biancheria da letto deve essere composta da due cuscini con federa a persona di diversa compattezza e un set completo formato da un lenzuolo e un coprilenzuolo. Puoi sostituire il lenzuolo superiore con un copripiumino, facendo trovare il lenzuolo all’interno dell’armadio insieme a coperte di varia grammatura
• Cucina: molto probabilmente, gli ospiti consumeranno diversi pasti all’interno della casa vacanze. Proprio per questo motivo, la cucina deve essere dotata di un kit con sale, pepe, olio e zucchero, oltre a caffè, tè e camomilla. Fai trovare agli ospiti dei canovacci puliti e una spugna nuova per il lavaggio dei piatti
• Strumenti di sicurezza: esegui un controllo sulla presenza dei dispositivi di sicurezza imposti dalla legge, sia nel rispetto dell’ospite sia per evitare di incorrere in pesanti sanzioni amministrative.

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La fase di arrivo

Attualmente hai a disposizione due opzioni per gestire la tua attività di affitti brevi: il check-in in presenza o il self check-in. Accogliere personalmente i tuoi ospiti è una buona soluzione per rompere il ghiaccio e creare un rapporto cordiale. Avrai l’opportunità di spiegare il funzionamento degli elettrodomestici, di ricordare le regole principali da rispettare e di consigliare i luoghi più belli e utili situati nelle vicinanze. Se non hai la possibilità di accogliere gli ospiti di persona, puoi procedere con il self check-in, facendo attenzione a rispettare le nuove regole in materia. Se vuoi fare la differenza, includi un welcome pack. Ad esempio, puoi far trovare agli ospiti dei prodotti locali da assaggiare, mettere a disposizione delle bibite fresche o regalare un piccolo omaggio, come un portachiavi personalizzato, una buona idea per pubblicizzare la tua casa vacanze. Trasmetti ai clienti la tua vicinanza e renditi disponibile per la risoluzione di eventuali problematiche. Intervenire in anticipo è la strategia migliore per evitare disagi e brutte recensioni.

Gli adempimenti legali

Ogni host deve compiere una serie di procedure burocratiche, che variano a seconda della località. Gli adempimenti più importanti sono i seguenti:

• Registrazione sul portale Alloggiati Web: si tratta della piattaforma della Polizia di Stato, in cui devi inserire i dati degli ospiti in arrivo. La registrazione degli ospiti alla questura va fatta entro 24 ore qualora il soggiorno sia di almeno due notti, se si tratta di una sola notte hai 6 ore di tempo
• Tassa di soggiorno: Se il tuo Comune lo prevede, hai l’obbligo di riscuotere dagli ospiti la tassa di soggiorno e di versarla secondo le modalità stabilite dall’ente. Nella maggior parte dei casi, il Comune è dotato di una piattaforma in cui registrare gli ospiti e procedere periodicamente con la comunicazione e il versamento dell’imposta. Alcuni comuni hanno preso degli accordi con le principali agenzie usate per affittare un appartamento vacanze, come Booking e Airbnb, così da inserire nel costo della camera la tassa di soggiorno ed evitare di svolgere ulteriori procedure
• Registrazione alla Regione: Le Regioni richiedono l’inserimento di alcuni dati per fini statistici. Ricordati di adempiere a questo obbligo per ogni check-in, poiché sono previste delle sanzioni per i trasgressori.

Check-in per host principianti: come semplificarlo

Il check-in può diventare molto più semplice utilizzando piattaforme come Holidu. I nuovi host, grazie a questo completo servizio, possono pubblicare i propri annunci sul un solo sito web di affitti vacanze, ottenendo diversi benefici:

• Visibilità globale: Holidu è in grado di sincronizzare l’annuncio su 27 diverse OTA, tra cui VRBO, Airbnb e Booking, azzerando il rischio di overbooking e gestendo perfettamente il calendario
• Servizio fotografico professionale: La compagnia offre agli host un servizio fotografico gratuito per esaltare i punti di forza della struttura. Delle foto di qualità possono fare la differenza, considerando la concorrenza sempre più agguerrita
• Gestione semplificata: con una sola app potrai gestire tutto ciò che riguarda la tua casa vacanze, dai messaggi di benvenuto alla riscossione dei pagamenti.

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