Gli 8 migliori strumenti per gestire gli affitti brevi

1. Channel manager

È lo strumento che offre la possibilità di collegare l’annuncio dell’appartamento su più piattaforme e sincronizzare i calendari. Si tratta di un software di gestione delle prenotazioni davvero utile, poiché unisce più vantaggi:

• Aumento della visibilità sulle piattaforme, che si traduce in un potenziale aumento delle prenotazioni
• Eliminazione del rischio di overbooking, ovvero la situazione in cui si ricevono due prenotazioni nello stesso giorno. Grazie alla sincronizzazione in tempo reale dei calendari delle varie piattaforme, questo pericolo viene del tutto azzerato
• Gestione da un unico pannello, per un controllo efficace di una o più strutture utilizzando una sola e intuitiva dashboard.

Tutte queste caratteristiche sono concesse senza costi aggiuntivi da Holidu, con sincronizzazione efficiente dei calendari su più piattaforme e visualizzazione delle prenotazioni in un unico funzionale pannello.

2. PMS

I Property Management Software sono dei programmi estremamente avanzati per controllare tutte le operazioni legate agli affitti brevi. Oltre alla gestione delle prenotazioni e all’impostazione dei prezzi, i software PMS includono strumenti realizzati ad hoc per i professionisti,utili per:

• La comunicazione con gli ospiti di una casa vacanze, con la possibilità di impostare i messaggi di benvenuto e le istruzioni per il check-in e il check-out
• Programmare i turni di lavoro del personale addetto alle pulizie e alla manutenzione
• Ottenere report finanziari precisi, in modo da avere una completa visibilità delle entrate di tutte le abitazioni gestite
• Elaborare e ricevere i pagamenti sfruttando applicazioni interne ed esterne
• Sincronizzare i calendari attraverso dei moduli integrati.

3. Sito web per le prenotazioni dirette

Le piattaforme come Airbnb, Vrbo e Booking sono certamente indispensabili per ricevere un elevato numero di prenotazioni. Il loro unico svantaggio è legato alle commissioni, che generalmente si aggirano tra il 15% e il 20% sul costo della prenotazione. Creare un sito web per la propria casa vacanze è un’ottima soluzione per ricevere prenotazioni dirette e risparmiare significativamente sulle commissioni. Un sito ben realizzato consente di mostrare le immagini della casa vacanze, ottenere prenotazioni e riscuotere i pagamenti attraverso i più comuni metodi di pagamento digitali, oltre che procedere con l’integrazione con i channel manager per case vacanze.

4. Ottimizzazione degli annunci

Ottimizzare gli annunci è fondamentale per rendere la struttura più appetibile ai potenziali interessati. La qualità di un annuncio, infatti, ha un impatto diretto sul posizionamento nei motori di ricerca delle piattaforme, con conseguenti maggiori opportunità di ricevere prenotazioni. L’ottimizzazione dell’annuncio prevede alcuni passaggi:

• Realizzazione di foto professionali, in cui si mettono in evidenza le caratteristiche peculiari della casa sfruttando correttamente la luce e utilizzando strumenti di alta qualità
• Stesura di una descrizione accattivante, con l’obiettivo di conquistare l’ospite attraverso una convincente promozione
• Inserimento di informazioni complete, elencando in primis i comfort più richiesti, come il parcheggio interno, gli impianti di climatizzazione e gli spazi all’aperto
• Comunicazione delle regole, specificando esattamente i diritti e i doveri dell’ospite durante il soggiorno.

5. Automatizzazione delle comunicazioni

Inviare personalmente più messaggi per ogni prenotazione richiede tempo, specie quando l’host gestisce più strutture. Attraverso l’automatizzazione, invece, possono essere inviati dei messaggi programmati in momenti precisi. Ad esempio, è possibile mandare un messaggio di conferma nel momento della ricezione della prenotazione, oppure recapitare le istruzioni per raggiungere l’abitazione qualche giorno prima dell’arrivo. Trattandosi essenzialmente di messaggi molto simili tra loro, affidarsi all’automazione è un sistema efficace e che permette sia di risparmiare tempo, sia di evitare di dimenticare di inviare delle comunicazioni importanti.

6. Prezzi dinamici

Il tema dei prezzi è uno dei più sentiti dagli host. Stabilire la tariffa dell’appartamento, infatti, non è una questione così semplice da affrontare, ma riveste un ruolo determinante. Impostare prezzi troppo bassi in alta stagione provoca una sostanziosa perdita di denaro pur offrendo lo stesso servizio, mentre stabilire delle tariffe eccessivamente elevate in bassa stagione sottopone al rischio di non ricevere prenotazioni. Gli strumenti di smart pricing di airbnb e altri si basano su approfondite analisi di mercato e affidabili algoritmi, che valutano in tempo reale la richiesta di appartamenti in zona in un determinato periodo. Ciò consente di impostare dei prezzi ottimizzati e massimizzare le rendite. Ad esempio, il software gestione prenotazioni Holidu integra un sistema gratuito di Smart Pricing, che si basa sulle previsioni della domanda, sul confronto con i prezzi della concorrenza e sulla stagionalità.

7. Monitoraggio delle performance

Un buon gestionale per affitti brevi e la maggior parte delle piattaforme, offrono degli strumenti abbastanza efficienti di analytics, permettendo agli host di conoscere i dati chiave dell’attività tramite grafici e report. I principali parametri da tenere in considerazione sono:

• Tasso di occupazione, ovvero la percentuale di notti in cui la casa vacanze è occupata. È un dato di rilevante importanza, perché stabilisce il successo della struttura
• Tariffa media giornaliera, che consente di conoscere già nel medio periodo il prezzo per notte pagato dagli ospiti, determinante per capire se i margini di guadagno sono in linea con quelli prefissati
• Ricavi complessivi, probabilmente il dato principale da scoprire, che stabilisce se l’attività sta rendendo quanto previsto
• Performance dei singoli canali di vendita, analisi utile per capire come ottimizzare i guadagni su ogni piattaforma.

8. Check-in online e comunicazioni alle autorità

Per legge, i gestori delle case vacanze sono obbligati a comunicare le generalità degli ospiti alla Polizia di Stato utilizzando il portale telematico Alloggiati Web. La mancata o la tardiva comunicazione espongono il responsabile a pesanti sanzioni. Gestire la procedura manualmente richiede tempo e sottopone il gestore a possibili errori di trascrizione. Utilizzando uno strumento di check-in online automatizzato, si evita il pericolo di dimenticare la comunicazione e di commettere errori, abbinando precisione e risparmio di tempo. Holidu dispone di una funzione di check-in online ben organizzata, con raccolta dei dati degli ospiti tramite un modulo di pre-arrivo e trasmissione automatica al momento del check-in.

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A cosa serve Holidu?

Holidu è la scelta perfetta per coloro che desiderano ottimizzare gli annunci sulle piattaforme di prenotazione, impostare tariffe intelligenti e controllare l’attività attraverso un solo pannello. Inoltre, Holidu concede agli host altri interessanti servizi, come il check-in online automatizzato, la creazione di un sito web per ricevere prenotazioni dirette e l’invio di messaggi automatici: un pratico gestionale per casa vacanze per controllare una o più strutture con il massimo profitto e con una notevole ottimizzazione dei tempi.

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